EL CONCEPTO DE DOCUMENTACIÓN GENERAL TEMA 1: INTRODUCCIÓN

DOCUMENTACIÓN GENERAL: SISTEMAS, REDES Y CENTROS

*¿Qué es la Documentación?

EMISOR – MENSAJE – RECEPTOR

La mayoría de los autores están de acuerdo en que la comunicación es la transmisión de un mensaje que va de un emisor a un receptor  por medio de una señal que se da a través de un canal. Es un proceso informativo en el que intervienen elementos básicos como una fuente (emisor), un medio (canal) y un mensaje. La fuente, como iniciador del mensaje, puede desear impartir un conocimiento, una actitud o un hecho a un receptor. Para hacerlo, la fuente debe encontrar alguna forma de codificar ese mensaje para transmitirlo de forma exacta al destino. Para ello puede utilizar expresiones, palabras y algún otro tipo de código siempre que sea familiar para el receptor. Se trata de que entienda el significado. A su vez la fuente debe encontrar un canal apropiado a través del cual transmita el mensaje. Una vez que el receptor ha recibido el mensaje lo codifica dentro del alcance de su propia experiencia. El reconocimiento del mensaje por el receptor proporciona lo que denominamos retroalimentación para el emisor en el sentido de que el mensaje ha sido recibido. En este punto consideramos que el modelo básico de comunicación se llega a invertir. La retroalimentación da al emisor alguna indicación de la forma en la que el receptor ha aceptado el mensaje y capacita al emisor para modificar, repetir o explicar el mensaje con mayor detalle.

Como características generales podemos decir que el programa (disciplina que consta en un programa) es información; abierta, flexible, dinámica, y a demás se consolida en su andadura. ¿?

*Documentación como comunicación: ( proceso informativo).

Es uno de los posibles objetos de la información. No podemos negar que la documentación es información y que además se acoplan entre ambas. El concepto información constituye la base de la documentación. La documentación tiene como fin último la noticia de los documentos, es decir, transmitir un mensaje, y su finalidad primordial es informar (LESANTES). 

La documentación es información: potencia la información e informa acerca de la información. Pero la documentación no es solamente información en el sentido superficial; es más bien dar forma por parte de un sujeto emisor de un documento que contiene un mensaje para ser trasladado ese conocimiento a un sujeto receptor. El proceso documental descansa en el proceso informativo (ver fotocopia). Sin el proceso informativo, objeto de estudio de la ciencia de la información hemos visto que intervienen unos elementos básicos de modo paralelo el proceso documental es una variedad del primero. En todo proceso documental se da un emisor: el documentalista, y un mensaje: el documento. A través de un medio determinado para llegar a un receptor, que es el investigador o el usuario con carácter general la naturaleza de este proceso peculiar de información se deriva del objeto transmitido: el documento., pues en el proceso documental lo que se transmite a partir de emisor es precisamente un documento, que llamaremos documento secundario. Es el documentalista el que transforma el documento primario en secundario.

Ej. LIBROS – BIBLIOTECARIO – REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Por lo tanto el documentalista transforma un mensaje documentado en documental, generando otro mensaje o documento secundario para hacerlo llegar al usuario que lo decodificará.

-          Mensaje documentado: incorporado, analizado y conservado formando parte de un documento (secundario).

-          Mensaje documental: se reflejará en el momento en que pasa de potencia a acto, de mensaje difundible a difundido. Es el mensaje documentado una vez comunicado.

TEMA II: ORÍGENES HISTÓRICOS DE LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN

2.1. La fundación del Instituto Internacional de Bibliografía

El movimiento de la documentación se institucionaliza por la acción de dos abogados belgas: PAUL OTLET y HENRY LAFONTAINE. Otlet realiza estudios de diversa índole en el Derecho, Economía, Historia... De su figura  podemos destacar su vocación por la organización de los conocimientos y la búsqueda permanente de una síntesis que permita conocer la formación y el crecimiento de los conceptos. Se inicia en el ámbito de la documentación al entrar en contacto con Lafontaine, encargado de la sección bibliográfica de la Sociedad de Estudios Sociales y Políticos de Bruselas (última década del XIX). La pretensión de ambos es institucionalizar la documentación. Pretendían llevar a cabo un proyecto de documentación mundial. En el año 1895, a raíz de la primera conferencia internacional que se llega a inaugurar en septiembre de ese año, adoptan las siguientes conclusiones:

1)      Creación de un instituto internacional de bibliografía con el objeto de estudio de todas las cuestiones relacionadas con la bibliografía.

2)      Creación de un repertorio bibliográfico de carácter universal.

3)      Traducción de la CIU de Dewey al francés.

*A este instituto internacional se le votó para su funcionamiento de primeros estatutos que recogían y definían la misión principal del instituto como era la creación de un repertorio bibliográfico universal. Este repertorio, considerado como medida importante, va a controlar todas las publicaciones sobre cualquier materia, lengua y procedencia. De esta manera se facilitaría la tarea del investigador a encontrar en el repertorio todas las aportaciones científicas que se iban dando en cada momento. Pero este instituto a lo largo de la historia va a ir tomando distintas denominaciones, entre otras cosas por la evolución que va teniendo la ciencia documental. A partir de 1895 se institucionaliza la documentación y a lo largo de los años la documentación se va ampliando y cambiando y el instituto va cambiando de denominación hasta llamarse FID.

2.2. El Tratado de Documentación de P. Otlet

Otro de los hitos importantes (principios del s. XX) y también llevado a cabo por Otlet va a ser la publicación del tratado de documentación. Publicado en Bruselas en 1934, se ha considerado el primer libro de estas características que se escribe. Es el punto de arranque sobre lo que se fundamentará la contención científica de la documentación. Al mostrarnos la génesis y una primera fase en la evolución histórica de esa materia en el preámbulo, el autor reconocía que su objetivo era exponer las nociones relativas al libro y al documento así como el empleo separado de los elementos que constituyen la documentación. El autor utiliza el binomio libro-documento y fue consciente de la necesidad de uniformar el término optando por “documento” frente a libro puesto que es mucho más amplio que el de libro puesto que abarca cualquier tipo de soporte e incluye el libro como un tipo más de documento.

En las primeras líneas del tratado, Otlet expresa la necesidad de hacer accesible la documentación generada día a día por procedimientos nuevos y en esta parte expone las líneas fundamentales de la concepción de documento y de documentación. Propone tres denominaciones para la ciencia como son bibliología, documentología y documentación.

·         Estas ciencias tienen como fin 1) analizar los datos adquiridos, 2) elaborar formas documentarias, 3) Exposición metódica y racional y 4) provocar investigaciones dentro de este ámbito.

·         Señala cuatro objetivos básicos de la documentación: 1) Registro del pensamiento humano en os documentos, 2) conservación y análisis de los documentos, 3) elaboración a partir de los documentos primarios de otros más  complejo y 4) registrar los datos de modo cada vez más rápido siguiendo un plan universal y mundial.

Podemos considerar a la documentación como ciencia, técnica y organización. La documentación como ciencia hoy no se puede discutir, ya que reúne las condiciones necesarias. Es técnica porque establece el conjunto de reglas e instrumentos relativos a las operaciones de producción, conservación y difusión y es organización porque se refleja en las fuerzas individuales e institucionales para llevar la cooperación documetaria en todos los campos y a su vez es organización dentro de los contextos donde se van a desarrollar las tareas documentales.

TEMA III: EL CONCEPTO DE LA CIENCIA DE LA DOCUMENTACIÓN

3.1 Actividades e instituciones predocumentarias:

·         En las culturas prehistóricas el hombre dibujaba en las cuevas. Era un documento guardado que transmitía información. También tenemos constancia de que en el mundo griego y romano se conservaban documentos porque servían de justificación ante hechos concretos.

·         La existencia de archivos y bibliotecas queda demostrada en Egipto y Mesopotamia al conservarse documentos de contabilidad.

·         Entre los s. VIII y XII tuvo una enorme importancia la misión de guardar y coleccionar documentos para esgrimir y defender derechos de los ciudadanos. Uno de los instrumentos de conservación de documentos era la iglesia. En la Edad Media contamos con factores que ayudan al aumento de los documentos: la aparición del papel y de las universidades, que conservarán los documentos para su difusión.

·         En el s. XV se aprecia una necesidad del hombre por el conocimiento científico. Este aspecto se potenciará con la imprenta.

·         El s. XVI supone más burocracia y por tanto un aumento de la producción documental. Es destacable la creación del archivo de Simancas, creado por Carlos I en 1545. Ya en este siglo (XVI) se llevan a cabo tareas documentales como la catalogación de los documentos.

·         En el s. XVII hablamos de una revolución científica: nacen las publicaciones periódicas científicas.

·         S. XVIII: creación de la gran librería real que en el s. XIX será la Biblioteca Nacional. Archivo de Indias en Sevilla por Carlos  III en 1785.

·         S. XIX: Se crean los archivos ministeriales (Biblioteca del Congreso y Senado). Creación del archivo general de la administración y del archivo histórico nacional. En este siglo se crea la estructura archivística y bibliotecaria. Bibliotecas públicas.

Dentro de las formas de actividad científico-informativa tenemos: 1) los depósitos documentales, 2) la bibliografía y los repertorios bibliográficos y 3) Publicaciones periódicas de carácter científico.

La valoración de la bibliografía como ciencia básica para el progreso científico se la debemos a Marcelino Menéndez y Pelayo, que en sus obras expone 1) Fomentar la composición de monografías bibliográficas y 2) Fomentar monografías expositivo-críticas a cada rama de la ciencia.

La bibliografía ha sido considerada primero como conocimiento de los manuscritos, segundo como ciencia del libro, tercero como ciencia de las bibliotecas y cuarto como ciencia de los repertorios.

·         Bibliografía como ciencia de los manuscritos: definición basada en el concepto neoclásico que aparece recogido en enciclopedias francesas diciendo “la bibliografía es el conocimiento de los manuscritos antiguos. Este punto de vista fue apagándose a medida que avanzaban nuevas disciplinas como la paleografía y la diplomática.

·         Bibliografía como ciencia del libro: esta consideración se divide en dos ramas: la que se refiere al arte tipográfico y la que se refiere al arte del libro mismo y que comprende su historia, catalogación, clasificación, etc. Como dice el catedrático Simón Díaz esta definición adolece de falta de finalidad y objeto y por tanto no podemos considerarla como tal.

·         Bibliografía como ciencia de las bibliotecas: Por extensión, si la bibliografía no se entiende como ciencia del libro tampoco podemos entenderla como ciencia de las bibliotecas.

·         Bibliografía como ciencia de los repertorios: Para algunos autores la bibliografía como ciencia del libro tiene una rama que es esta. Sin embargo, tras unos estudios que se llevaron a cabo se concluyó que la bibliografía es la parte  de la ciencia de los libros que trata de los repertorios pero no podemos considerarla como ciencia de los repertorios.

Para finalizar: la bibliografía es una ciencia, una técnica, un arte y ciencia auxiliar e instrumental de otras ciencias.

 *Publicaciones periódicas de carácter científico

Nacen con la incisión de la ciencia moderna y la consiguiente necesidad de la difusión de los conocimientos en cualquier ámbito. Son por tanto el más ilustre precedente de los sistemas institucionalizados de información científica y compiten con la forma más tradicional de transmisión de conocimientos: el libro, hasta llegar a superarlo como vehículo idóneo para la comunicación de la ciencia. Han sido  estudiadas desde diferentes ángulos por distintos profesionales.

OTLET: Periódicos políticos, literarios, científicos o profesionales (en el sentido más amplio) y (sentido restringido) periódico o publicación en serie que aparece a intervalos regulares e irregulares con numeración consecutiva y en término no fijado de antemano. Sin embargo, esta definición se ha intentado matizar por otros autores distinguiendo entre publicaciones periódicas y publicaciones seriadas. No existe tal diferencia y ello nos obliga a utilizar el carácter general de la denominación “publicaciones periódicas” en un estudio llevado a cabo en el que distingue tres tipos de publicaciones: libro, revista y diario, con características afines y distinciones.

·         Diario: Periodicidad: aparece en intervalos regulares. Carácter mecánico en los procedimientos de reproducción. Disponibilidad. Oportunidad. Continuidad en sus publicación y en todo lo que se produzca debe existir una adecuada organización.

·         Revista: Periodicidad: no es relevante puesto que muchos libros se publican en partes. La duración es lo que realmente lo distingue de un libro editado por partes, ya que la revista parte de ser editada indefinidamente. Colectividad: la revista habitualmente recoge la obra de muchos autores. Disponibilidad. Continuidad en su carácter informativo, en su formación y en la política editorial.

Estas características no distinguen muy bien la revista del diario, sin embargo otras sí lo hacen, como la oportunidad. El periódico está firmemente vinculado a las noticias y eventos diarios mientras que la revista necesita para su vigencia otro tipo de motivaciones. Universalidad: el periódico tiene como destinatario una audiencia más general sobre una base geográfica más limitada mientras que la audiencia de la revista especializada es más universal y se mantiene sobre una base de común interés.

Existen antecedentes en estas formas de publicación periódica de carácter científico. El Journal des Savants fue la primera publicación científica y pieza clave en el estudio de los orígenes de la documentación como actividad científico-informativa. Se define como un escrito que se imprime todas las semanas, cada quince días o todos los meses y que contiene los extractos de libros nuevos que se imprimen con lo más destacable que acaece en la república de las letras. Fue en 1665 cuando el proyecto se hizo realidad y en enero de 1666 aparecerá el primer número del Journal, consolidándose y difundiéndose por toda Europa. La trascendencia fue enorme en la proyección de la información científica europea y su ejemplo fue seguido inmediatamente en Inglaterra y Alemania.

Como antecedentes en España de publicaciones periódicas de carácter científico están la correspondencia personal e institucional y los catálogos impresos de libreros. En cuanto al primero, tuvo bastante importancia por el intercambio de ideas y conocimientos entre eruditos. Un ejemplo es la correspondencia personal mantenida entre el Padre Feijó y su amigo fray Martín Sarmientos. Aunque perdida e ignorada responde a una estrechísima colaboración en todas las órdenes, no sólo en la intelectual. La función del padre Sarmiento era la de corregir y comentar los escritos de su amigo.

Los catálogos impresos de libreros responden a la incesante aumento de producción bibliográfica en el s. XVIII, que determina una necesidad en el control de ésta bajo dos puntos de vista: la del negocio de venta y producción de libros y la del investigador que procura estar actualizado.

3.2. La fragmentación del concepto otleniano de Documentación.

Otlet en su tratado perseguía un concepto integrador de la documentación, sin embargo este aspecto integrador va a fragmentarse por el conflicto que se da entre la biblioteconomía y la documentación, es decir, entre el bibliotecario y el documentalista. Todo esto da lugar a cambios de denominaciones en la ciencia, en las instituciones documentales y en los profesionales de las mismas. La consecuencia de estos enfrentamientos adopta tres posturas y enfoques distintos de la ciencia, por ello destacamos tres perspectivas:

A) Biblioteconómica: los que defienden esta postura consideran la documentación como una mera prolongación del quehacer bibliotecario.

B)  Documental: arranca de los postulados otletianos y sitúa la documentación como una actividad específica con personalidad propia y diferente de la biblioteconomía.

C)  Informativa: nace de la consideración del proceso documental como proceso informativo, pues los unen los elementos propios del proceso informativo, considerado éste como un proceso recuperador de información que ha sido previamente analizada y conservada para generar nueva información a partir de información.

TEMA IV: EL CONCEPTO DE DOCUMENTACIÓN GENERAL

4.1 Estudio de los principios científicos y técnicas de la Documentación General.

La ciencia de la documentación posee unos principios científicos de indudable validez general. El conjunto de los mismos constituye en nuestra terminología el concepto de documentación general, que tiene por objeto el estudio del proceso de comunicación de las fuentes documentales para la obtención de un nuevo conocimiento. Puede estudiarse desde dos puntos de vista: como ciencia de la ciencia o como forma de actividad científico-informativa.

En este segundo enfoque podríamos hablar de una documentación general constituida por un conjunto de principios científicos de valor general. Se trataría pues de una ciencia que proporciona las bases teóricas y prácticas de la actividad científico-informativa de carácter general. Pero esta documentación general se especializa cuando se funde con una determinada disciplina. En este momento podríamos decir que la documentación es operativa y adquiere todo su sentido.

4.3. Definición de Documentación General.

- Puntos básicos para la definición de la documentación:

Bases:

1)      La documentación puede entenderse como conjunto de las disciplinas relacionadas con el estudio del documento, entendiendo éste como fuente de información.

2)      Documentación en la medida que tiene que ver con el documento como fuente potencial de información. En este sentido se convierte en disciplina instrumental al servicio de la transmisión de todos los saberes.

3)      Como disciplina normativa por cuanto condiciona el modo en el que se pueden transmitir las ideas.

4)      Como disciplina general y autónoma, puesto que es ciencia de la ciencia al servicio de todas ellas.

5)      Como disciplina especializada cuando se hace operativa al servicio de una determinada rama del saber o actividad social.

-DOCUMENTACIÓN GENERAL: Desde un punto de vista metodológico conviene advertir que el concepto de una ciencia es en sí mismo de carácter abierto, de fecundidad creadora como punto de partida y al mismo tiempo de estado permanente de cambio de la propia estructura de la disciplina. Mientras tanto la definición es delimitativa del concepto y, como afirma DESANTES, cierra o acota un campo de la ciencia. Por tanto el concepto es creativo, abre el mismo campo que la definición a cerrado. La definición podríamos decir que es como la representación plástica y reducida de un momento de la conceptualización.

-DOCUMENTACIÓN GENERAL COMO DISCIPLINA (definición): Ciencia que proporciona las bases teóricas y prácticas de la actividad de transmisión de las fuentes al servicio  de la obtención de nuevo conocimiento. También la documentación general ha pasado a entenderse como la disciplina documental encargada del estudio de los contextos organizativos como sistemas, redes y unidades informativas donde tiene lugar el desarrollo de los procesos documentarios en sus distintos niveles.

UNIDAD DIDÁCTICA 2: LAS BASES ESPISTEMOLÓGICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

TEMA V: TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN

5.1. Teorías clásica y de transición.

Podemos definir ORGANIZACIÓN como la coordinación racional de las actividades de un grupo de personas con el propósito de lograr algún fin. Esta definición tiene varias partes importantes:

1)      Se trata de un esfuerzo conjunto donde las actividades del grupo de personas tienen que estar coordinadas. Esta coordinación racional de las actividades en muchas organizaciones se consigue por su división del trabajo y por la jerarquía de autoridades.

2)      Esta definición incluye los fines de la organización. En este sentido existen diferentes organizaciones en función de sus fines, por ello contamos con distintas teorías como la clásica de la organización y de transición

·         Teorías clásicas:

Dentro de ella hemos de distinguir dos líneas principales de desarrollo. La primera deriva de las obras de FREDERIC TAYLOR, enfocada hacia las actividades básicamente físicas relacionadas con la producción. La segunda se refiere más a los grandes problemas de organización. Es decir, a la división departamental del trabajo y su coordinación.

Por lo que se refiere a la primera (Teoría de la O. Fisiológica), parte de la década de 1890 y del concepto de dirección científica en organizaciones industriales. Este autor se enfrentó al problema enfocándolo desde el aspecto del uso efectivo  de los seres humanos en las organizaciones industriales. Su estudio estaba basado en el método de tiempo y movimiento. Se propuso establecer la teoría de la organización y para ello analizó la interacción entre las características de los seres humanos y los ambientes sociales y de trabajo creados por las organizaciones. Su obra se ha venido considerando como una teoría de la organización filosófica. A partir de esta obra llega a unas conclusiones:

1)      Encontrar el “método mejor” para realizar un trabajo y para él era el que permitía obtener el promedio mayor de producción al año.

2)      Reducir al mínimo el coste del trabajo y la obtención del tiempo necesario para realizarlo.

Por lo que se refiere al coste, el estudio de métodos y tiempos se concentra en dos elementos básicos: el tiempo y el dinero. Se pretende reducir al mínimo el coste del trabajo y la duración del tiempo necesario para realizarlo.

Como conclusión diremos que la contribución de TAYLOR no fue un conjunto de principios generales para organizar eficazmente el trabajo, sino más bien un conjunto de procedimientos operatorios que podrían emplearse en cada situación concreta para descubrir los métodos que resultasen más eficientes y de esta manera asegurar su aplicación.

·         Teoría departamental:

Aunque podríamos remontarnos a tiempos de Aristóteles, nosotros vamos a considerar la teoría en su forma contemporánea y en los estudios de algunos teóricos como SULICK o FAYOL. Estos dos describen organizaciones basadas en la agrupación de actividades por departamentos y se planten las siguientes cuestiones: ¿cómo se identifican las tareas de los departamentos?, ¿cómo se estructuran los trabajos en unidades administrativas y unidades mayores?. ¿cómo se establecen departamentos de alto nivel?. El resultado de sus análisis es la imposición de una estructura departamental dentro de la organización., donde cada departamento debe tener asignado un conjunto de tareas que deben ser realizadas por los empleados de ese departamento.

El resultado de sus análisis es la imposición de una estructura de los departamentos dentro de la organización, donde cada departamento debe tener asignado un conjunto de tareas que deben ser realizadas por el personal de los departamentos. Los diferentes elementos de la organización estarían relacionados mediante la autoridad que es el derecho de ordenar asignado a un trabajador y la responsabilidad, que consiste en los deberes asociados con el trabajo.

FAYOL fue el primer teórico que definió una teoría general en la que vinculaba racionalmente lo que los directivos hacen y sus principios, es decir, todo ello indicando cómo dirigir con eficacia. Su planteamiento ha sido la base de explicaciones racionales sobre el comportamiento directivo.

·         Teorías de transición:

BARNARD: algunos autores como él han roto con el enfoque clásico y sus trabajos constituyen la base de una visión más moderna de las organizaciones. Este autor considera la organización empresarial como el medio más eficaz para difundir y generalizar el progreso social. Para él todas las organizaciones son sistemas subordinados de otro sistema más amplio como puede ser el conjunto de la sociedad. El postulado inicial de su teoría de la organización es que las personas actúan obedeciendo a motivaciones individuales. El libro más conocido de este teórico, “Las funciones del ejecutivo (1968)”, ejerció una influencia profunda sobre el pensamiento de los líderes y ha constituido la base de algunas teorías orgánicas más recientes.

Un seguidor de Barnard, SIMON (1947), insistió en la importancia del proceso de toma de decisiones como base del estudio de las organizaciones. De estos trabajos surge la idea de que las organizaciones son un sistema de actividades coordinadas que consisten en un grupo que coopera y trabaja para conseguir un fin común. La organización debe equilibrar los incentivos que ofrece a sus miembros para que mantengan su dedicación a la organización.

5.2 Teoría moderna de la organización

Desgraciadamente no podemos señalar una teoría orgánica única que haya surgido de todos los diversos enfoques del estudio de las organizaciones. El enfrentamiento sigue y ha dado lugar a diversas ideas sobre las organizaciones y sus formas de operar. Sin embargo disponemos de una base más realista para entender las hipótesis que subyacen bajo estas diferentes teorías. Vamos a identificar algunos enfoques para resaltar los principales problemas de las organizaciones que nos puedan aceptar para el diseño  e implantación de los sistemas de información.

Algunos autores se centran en las necesidades psicológicas y deseos de los individuos de la organización. Estos teóricos han adoptado la jerarquía de necesidades propuesta por Abraham MASLOW; cinco niveles de necesidades humanas:

1)      Seguridad, garantía y supervivencia.

2)      Sociales y de afiliación.

3)      Satisfacción del ego y de autoestima.

4)      Autonomía e independencia.

5)      Autoactualización.

Esta teoría trata de convencernos de que las necesidades de orden inferior deben estar satisfechas antes de que un ser humano se interese por las necesidades de orden superior. Se reconoce en general que para la mayoría de los individuos que normalmente forman parte de una organización, las necesidades de orden inferior como seguridad, se encuentran satisfechas (teoría de la pirámide).

McGREGOR: Si contemplamos la teoría de organizar como un proceso, sería lógico tener en cuenta:

1)      La organización debe basarse en contingencias y situaciones, es decir, cuando se elabore una teoría de la organización hay que considerar conceptos, principios, técnicas y criterios. Tenemos que partir de que no existe una única manera correcta de organizar un número variable de empresas, sino más bien hay que tener en cuenta que cada estructura organizacional depende de la situación para lo que se ha establecido y de las posibles contingencias.

2)      Estructurar los niveles de organización y el área de mando, es decir, la razón para organizar es hacer eficaz la cooperación humana. Así resulta que la causa de los niveles organizacionales radica en las limitaciones del área de mando. En otras palabras: puesto que existe un límite para el número de personas que un administrador puede supervisar, el resultado es la existencia de los niveles organizacionales, es decir, conocer la amplitud de área de mando o decidir cuántos subordinados puede organizar un superior.

3)      Problemas que surgen con los niveles. Existe la tendencia a considerar a la departamentalización como un fin en sí mismo y a medir la eficacia de las estructuras organizacionales con la totalidad de los departamentos y de los niveles departamentales. Sin embargo, la división departamental, las organizaciones jerárquicas y la creación de niveles múltiples no son muy aconsejables. En primer lugar porque los niveles son costosos, en segundo lugar porque complican la comunicación y en tercer lugar porque los niveles abundantes dificultan el control.

*Cómo debe ser la estructura y el diseño de las organizaciones:

Una cuestión importante en la teoría moderna de la organización es la relación que guarda el concepto de información  y comunicación con el de organización. Autores como MARCH SIMON ya señalaban el carácter detallista y técnico de la comunicación en las organizaciones. Ese rigor comunicativo hace de las organizaciones entidades con un alto grado de previsión y las habilita para tratar de manera coordinada con el medio ambiente que las rodea La analogía resaltada por estos autores pone en primer plano el tema de la coordinación y por tanto de la comunicación y por ello concluye que a mayor eficiencia de la comunicación dentro de la organización más capaz será ésta de tolerar la independencia, es decir, mayores serán sus posibilidades de sobrevivir como organización cumpliendo sus funciones sin ser absorbida.

En este sentido otros autores consideran que desde el surgimiento de la teoría de la organización el papel esencial de la información y comunicación en las organizaciones no ha hecho más que acentuarse. Por lo tanto podemos afirmar que una organización es un sistema compuesto por tres elementos: personas, elementos materiales e información, siendo este último el nervio vivificador de los dos anteriores, asegurando la supervivencia de los mismos.

Esta afirmación enlaza con las concepciones más recientes defendidas por la gestión de la información en el sentido de que las organizaciones deben ser consideradas fundamentalmente como sistemas de información. Por ello el sistema de información interviene de una forma fundamental en el funcionamiento de una organización y no podemos definirlo y discutirlo sin definir qué es la organización. Por esto algunos autores han estudiado las organizaciones desde el punto de vista de su estructura para ser capaces de entender mejor cómo diseñar e implantar sistemas de información en las organizaciones. Además, estos enfoques nos ayudan a entender y conocer cómo se utiliza la información dentro de la organización y a apreciar los cambios que se puedan realizar en la organización al introducir los nuevos sistemas de información.

5.3.  Organización formal e informal (BARNARD):

-FORMAL: El mismo autor considera una organización de tipo formal cuando las actividades de dos o más personas están deliberadamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos. La esencia de una organización formal está en la existencia de un propósito común consciente y se puede decir que la organización existe cuando las personas pueden comunicarse entre sí y están dispuestas a actuar y compartir un propósito común.

-INFORMAL: Cualquier actividad de grupo que no tiene objetivos explícitos aunque eventualmente puedan contribuir al logro de los fines comunes. Como ejemplos: los pasajeros de un avión, grupos de amigos en una empresa... Existen diversos tipos de organizaciones informales dependiendo de sus propósitos: grupos de amigos íntimos, camarillas y subcamarillas. Los primeros tienen una gran compatibilidad. El principal propósito es lo social pero los propósitos colaterales incluyen la comunicación de información. Las camarillas se componen de personas relacionadas por razones de trabajo. Las subcamarillas son personas identificadas con una camarilla. La  existencia, variedad y rigor de las organizaciones informales conduce a la conclusión de que éstas satisfacen necesidades humanas de una forma que no lo hacen las organizaciones formales. Las razones son: perpetuar la cultura del grupo y la necesidad de comunicar, informar o dar noticias.

Un ejemplo especial de organizaciones informales son los colegios invisibles; una especie de corporación formada por un número reducido de investigadores sobresalientes de distintos países e instituciones donde los contactos personales y los intercambios directos de información son de gran importancia para sus miembros. Son auténticos canales de difusión de la información científica. LOPEZ YEPES los define como organizaciones informales donde los rasgos de mayor utilidad podrían ser apreciados en la construcción de los sistemas de información.

TEMA VI: TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

6.1 La noción de sistema.

Para elaborar el moderno método de los sistemas es aconsejable considerar la idea de sistema  no como una moda efímera o una reciente técnica, sino como algo situable en el contexto de la historia de las ideas. En cierto sentido puede decirse que la noción de sistema es tan antigua como la filosofía europea. Deriva del griego y significa reunir en un todo organizado.

BERTALANFFY define un sistema como un conjunto de elementos que se relacionan entre ellos y con el medio. En la misma línea otros autores lo definen como un conjunto de elementos interrelacionados en función de un objetivo común actuando en determinado entorno y con capacidad de autocontrol. Por lo tanto, un sistema consiste en:

1)      Unos elementos que lo componen (subsistemas) que están integrados en aquél y cada uno de los cuales posee determinadas cualidades.

2)       Una interrelación entre todos y cada uno de sus elementos.

3)      El todo es distinto a la simple suma de los elementos, cuyas propiedades son del sistema y no de los elementos componentes.

4)      Una subordinación de los elementos al todo organizado (el sistema que los comprende).

El sistema es un conjunto de componentes y variables organizado, interaccionado, independiente e integrado. Estos componentes son en realidad las tareas, actividades, misiones o partes del sistema que se realizan para lograr unos objetivos.

*Sistema de información: Conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. Buscan un objetivo común: apoyar las actividades de la organización. Estas actividades incluyen las operaciones diarias de la empresa, la comunicación de los datos e informes, la gestión y toma de decisiones...

Otros autores la definen como un conjunto de procedimientos organizados que al ejecutarse proporcionan información para la toma de decisiones como el control de la organización. Hay que tener en cuenta que el 80% de las tareas diarias de un responsable de empresa están dedicadas a la información. En este caso podemos decir que la información es la base de todas las actividades realizadas en una organización y para ello deben desarrollarse sistemas que almacenen, transformen y difundan la información. El objetivo de estos sistemas no es sólo dar información, sino más bien asegurar que la información sea exacta, fiable y que esté disponible en el momento que se necesite.

6.2 Tipología sistémica

Para la adecuada comprensión de lo que es un sistema se considera necesario estudiar sus diferentes especies, por lo menos saber diferenciar un sistema abierto de un sistema cerrado, un sistema orgánico de uno inorgánico, uno activo de uno reactivo, un sistema real de uno conceptual.

·         Sistemas abiertos: Son aquellos que intercambian información, energía o elementos con el medio ambiente, de manera que en ellos tiene lugar un proceso constante de destrucción y reconstrucción, degeneración y regeneración de los elementos componentes. Ej. El ser vivo.

·         Sistemas cerrados: No intercambian materias con el medio ambiente.

La teoría de los sistemas abiertos permite conocer mejor los sistemas orgánicos, ya que éstos en definitiva son siempre sistemas abiertos y no viceversa.

Sobre estos sistemas orgánicos hay que decir que existe un orden entre sus elementos y procesos. En los sistemas inorgánicos falta este orden y el proceso de degeneración y regeneración.

·         Sistemas reactivos: Son aquellos que sólo pueden actuar mediante estímulos externos.

·         Sistemas activos: Son aquellos capaces de actuar por impulsos internos.

·         Sistemas reales: Los que pueden ser percibidos mediante la observación, es decir, tienen una existencia independiente del observador y aparecen delimitados espacial y temporalmente.

·         Sistemas conceptuales: Son distintos. Son considerados construcciones simbólicas que la mente humana elabora para entender la realidad perceptible por los sentidos o servirse de ella.

Esta es una clasificación, pero hay otras. En función de su...:

·         Complejidad: Simples o complejos.

·         Procedencia: Naturales o artificiales.

·         Evolución: Estáticos o dinámicos.

-          Los caracteres de los sistemas:

Distinguimos tres: totalidad y jerarquía, propios de todos los sistemas, y control de los subsistemas, propio únicamente de los sistemas vivientes.

1) Totalidad (y no simple suma): Bajo el epígrafe teoría general de sistemas emerge la vieja concepción aristotélica de que el todo es algo más que la suma de las partes. En la metafísica de Aristóteles se encuentran párrafos que expresan muy bien esa idea clave para la comprensión de lo que es un sistema. Un sistema, por tanto, es totalidad, no simple suma, aunque en realidad, como nos dice GONZÁLEZ NAVARRO es suma, es decir, los elementos aparecen como unidades que se suman y con ello se integran en una unidad superior. Esta unidad es superior, no simplemente porque es cuantitativamente mayor, sino porque es algo también cualitativamente distinto a todos los elementos, constituyendo como cada uno de ellos una unidad diferente que además los comprende y los integra.

Un ejemplo es la visión sistémica del mundo. En el mundo los distintos componentes se encuentran interrelacionados a modo de una red. Esa interrelación es algo más que una mera suma, adición o yuxtaposición de partes desmontables. Podemos decir que el cosmos que en el hombre se encuentra constituye un sistema de acuerdo con la integridad indiscutible de su conjunto.

2) Jerarquía: Constituye una nota definitoria del sistema en cuanto tal. Un rasgo que no puede dejar de darse en cualquier sistema. Por esto se puede afirmar que el principio de ordenación jerárquica de los distintos elementos de un sistema responde a la propia naturaleza de las cosas.

            Ejemplos son: La jerarquía en el universo. Dentro del universo, como sistema total, se originan una serie de subsistemas y a su vez subsistemas de subsistemas. Así, alrededor de una estrella se agrupan objetos no luminosos y más pequeños para formar un sistema planetario. A su vez, las estrellas se agrupan para constituir un sistema multiestelar de gran tamaño llamado galaxia. Estas galaxias forman cúmulos de galaxias y así progresivamente. Este universo en extensión recibe el nombre de universo jerárquico.

            Ej2. El principio jerárquico se aplica también al reino animal y vegetal. La ordenación se hace de acuerdo a las características comunes que tienen los distintos seres vivientes que integran los dos reinos.

            3) Control de los subsistemas: Es predicable de algunos sistemas. En este sentido JOHN MILSON escribe lo siguiente: "Implícito en la estructura jerárquica está el concepto de que un sistema a cualquier nivel dado controla el funcionamiento de sus distintos subsistemas. Este control está basado en la optimización de un adecuado índice de funcionamiento de sistema combinado”.

En definitiva, si el sistema es un todo, el comportamiento de los subsistemas ha de estar condicionado por la optimización de ese todo de manera que cada subsistema ha de sacrificar parte de su nivel óptimo en beneficio de los objetivos comunes.

            6.3. Teoría General de Sistemas y su desarrollo

Al final de la década de los años 20, BERTALANFFY sentó las bases de lo que posteriormente se denominó Teoría General de Sistemas. Su teoría se basaba en que puesto que el carácter fundamental de un objeto viviente  es su organización, el acostumbrado examen de las partes y procesos aislados no puede darnos una explicación completa de los fenómenos vitales. Formulaba una idea que alcanzó amplia aceptación  y que le llevó durante los años 30 a formular de manera oral el concepto de Teoría General de Sistemas, dándola forma escrita después de la II Guerra Mundial. Su propuesta de carácter universal no encontró una buena acogida, sino más bien grandes críticas. Tuvo que pasar un tiempo para que esta teoría encontrara seguidores y dio lugar a la llamada Sociedad para la Investigación de Sistemas Generales (1954). Hay que destacar que el propio BERTALANFFY ha puesto de manifiesto que la idea central de su teoría es algo que se encuentra en Aristóteles al recoger aquello de que el todo es más que la suma de sus partes.

Esta idea se ha encontrado en una serie de autores que han ido revelan no solo lo que es el sistema, sino lo que es la Teoría General de Sistemas, es decir, ha estado latente en muchos pensadores como Hegel, Leipniz, Marx... Así pues, bajo expresiones contemporáneas subyacen problemas perennes que han preocupado a lo largo de los siglos.

*Teoría General de Sistemas y Teoría de Sistemas Generales

BERTALANFFY fue consciente de que su propuesta constituía una verdadera matriz disciplinar en el sentido de que venía a solucionar la insuficiencia del viejo paradigma de la ciencia clásica en la que se trataba de explicar fenómenos complejos en términos de elementos aislados. Este carácter de matriz disciplinar lo resume con claridad cuando afirma que la Teoría General de Sistemas es un modo de ver cosas que antes se habían ignorado o pasado por alto. En este sentido es una máxima metodología y como toda teoría científica tiene que ver con los problemas perennes de la filosofía.

Al calificar su teoría, BERTALANFFY quiso subrayar la naturaleza interdisciplinar de la matriz que proponía a todas las ciencias ya que éstas obtendrían beneficios enfocando sus respectivos objetos con una perspectiva sistémica.

Esta teoría, precisamente por ser universal, ha tenido desarrollos múltiples y con ello han surgido las teorías de sistemas generales, es decir, hay investigadores que se ocupan y preocupan por las características comunes de los diversos sistemas que hay en el universo. Estos son los que hacen teoría general de sistemas, pero hay otros que se interesan por conocer en sí mismos y en sus particularidades alguno o algunos de los múltiples sistemas que hay en el universos; estos son los estudiosos de las teorías de sistemas generales.

Con todo esto no conocemos más que una parte del amplio campo de la aplicación de la nueva matriz disciplinar designada ciencia de sistemas y por ello debemos tener presentes otras aplicaciones: Teoría Matemática de sistemas, Tecnología de sistemas y filosofía de sistemas.

*Objetivos de la Teoría General de Sistemas

-          En primer lugar investigan la relación de conceptos, leyes y modelos en varios campos para promover transferencias útiles de un campo a otro.

-          En segundo lugar favorecen el desarrollo de modelos teóricos adecuados en aquellos campos científicos donde falte.

-          En tercer lugar; reducir en lo posible la duplicación del esfuerzo teórico en campos distintos.

-          En cuarto lugar promueven la unidad de la ciencia mejorando la comunicación entre los especialistas.

En conclusión, la Teoría General de Sistemas es uno de los pilares en los que se asienta la Teoría de los Sistemas de Información, juntamente con la Teoría de la Organización

La aparente simplicidad de la definición que nos da BERTALANFFY de sistema es perfectamente fecunda para la construcción de modelos sistémicos. Además se completa con la teoría de la organización, considerada ésta como la estructura formal y explícita de funciones y po ¿??? . Además, el concepto de organización como componente de los sistemas de información aparece en los propios orígenes de la Ciencia de la Información. Ej. de sistema de información: centros de documentación.

TEMA VII: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN EL ESPECTRO DEL CONOCIMIENTO

7.1. El concepto multipolar de la información

En primer lugar hay que precisar el problema terminológico y conceptual que se dan en este ámbito científico. Nos encontramos con términos que sirven para designar varios conceptos y conceptos que poseen distinto significado de acuerdo con el origen académico de los ¿?? científicos de la información, países, etc. El término información es polisémico,. Con multitud de  definiciones. Por ello, la comprensión de la naturaleza básica de información es difícil, porque la palabra se usa en múltiples contextos.

·         Información como mercancía (o bien económico): De la información se observa cómo a un producto a menudo se le da un valor económico y por tanto su gestión se hace importante.

·         Información como energía: Los que ven la información como energía la observan como un ente físico cuantificable. Se puede argumentar que la información se transmite porque está incrustada dentro de las formas ordinarias de energía.

·         Información como comunicación: Información no es lo mismo que comunicación. Sin embargo la información se considera sinónimo de comunicación. Cuando una persona se está comunicando con otra, quien inicia el intercambio de información está transfiriendo al receptor su entendimiento de la información, junto con la información real.  Cuando la información es recibida por el receptor, éste se siente informado. El estado informado es el resultado de la comunicación, de la transferencia de información. Si eliminamos la comprensión de la información y nos quedamos con la información real, entonces sólo tendremos transmisión de datos.

·         Información como hechos: A menudo la información se entiende como si fuera un hecho. Por ejemplo; ¿qué día es hoy?, ¿qué edad tienes?... En estos casos el término información se utiliza sin que signifique necesariamente que hay un uso implícito o real del hecho. Todo el mundo posee datos sobre acontecimientos para los que no tienen ninguna necesidad directa en ese momento. Sólo son hechos, no información propiamente. Sólo son información cuando forman parte de un contexto.

·         Información como  datos: A menudo también se precisa que información = datos. Datos son símbolos organizados de acuerdo con normas y reglas. Cuando organizamos letras, símbolos... éstas se convierten en información. Ej. M-6438-MV.

·         Información como conocimiento: El conocimiento implica un estado de entendimiento más allá que el simple hecho de estar informado. Representa una capacidad intelectual de extrapolar más allá los datos y llegar a conclusiones originales. El conocimiento se puede deducir y no simplemente sentir. Si tenemos que tratar científicamente con palabras ambiguas, necesitamos un entendimiento más preciso de su significado.

7.2. La cadena de la información

DEBONS: La información es uno de los cuatro eslabones que forman la cadena o espectro del conocimiento.

DATOS  -  INFORMACIÓN  -  CONOCIMIENTO  -  SABER

a)      Datos: Símbolos (letras, números...) que se usan para representar los hechos o acontecimientos.

b)     Información: Cuando los datos se almacenan en memoria o soporte físico. Una vez entendidos tenemos la información.

c)      Conocimiento: Estado cognitivo por excelencia. Se retiene al registro organizado de la experiencia humana en una representación física.

d)     Saber: Algo más que el conocer. Requiere juicios de valor y supone la aplicación del conocimiento contenido en el juicio humano en relación con criterios o valores que son generalmente aceptados.

Estos cuatro conceptos pueden ser considerados como parte de un todo. Uno nos lleva a otro y a su vez cada uno es el resultado de la acción del anterior. No hay límites establecidos, son simplemente eslabones de una cadena.

El espectro del conocimiento representado comienza en un hecho, es decir, un suceso, una condición o cambio en el estado del ser humano. Este estado ha de estar representado en símbolos, números, letras... convirtiendo la representación de los hechos. Cuando organizamos estas representaciones usando reglas y convenciones generamos datos. Estos datos son percibidos cuando estimulan nuestro sentimiento y sentidos. Cuando llegamos a conocer estos datos decimos con frecuencia que hemos adquirido información, lo que realmente significa es que hemos conocido un suceso, pero nada más.

Con estos datos podemos almacenarlos en nuestra mente o podemos registrarlos en un soporte. Esta representación mental o física de los datos de los que estamos enterados es información. Cuando aplicamos un significado a esta información recibida, tienen lugar unos procesos cognitivos más profundos:

Saber – Conocimiento – Información – Datos – Reglas  y convenciones – Símbolos – Acontecimientos

Al aplicar estos procesos sentimos que comprendemos y entendemos y podemos aplicar lo que entendemos a cosas que requieran resolución. Esta comprensión os permite analizar situaciones y ver las cosas desde su perspectiva propia. Cuando vamos más allá de nuestro tema de conciencia, debido a nuestras propias acciones intelectuales, podemos decir que tenemos conocimientos. Con el conocimiento también podemos decir lo mismo que con la información en el sentido de que podemos grabarlo en la memoria o en un soporte.

El último paso en el espectro del conocimiento es la sabiduría. La expresión productiva de la sabiduría es el saber y llegamos a él una vez que tenemos acceso al conocimiento y construimos conclusiones y juicios de valor. Los estados más allá de la sabiduría son más del espíritu que de la mente y, por tanto, están fuera del espectro del conocimiento.

En conclusión, el espectro es jerárquico. Cada transformación representa un paso hacia arriba en el funcionamiento cognitivo humano.

7.3. Conocimiento y sistemas de información

Ya hemos visto que el espectro del conocimiento supone la transformación sucesiva de los distintos eslabones. En este sentido constituye una base o un punto de partida para la investigación inicial de los sistemas de información al considerar que éstos son estructuras que hacen posible la transformación de los datos en información y que a su vez forman parte de un sistema de conocimiento más amplio que tendría como misión esencial el conocimiento del saber humano. Todo ello como consecuencia de la necesidad que tiene el ser humano de crear sistemas que hagan posible la obtención, transformación y difusión de las ideas.

TEMA VIII: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN COMO PROCESO COMUNICATIVO

Tres cuestiones definen y conforman el sistema de información entendiendo que la información documental es  un proceso comunicativo que parte de estas tres cuestiones:

·         El problema de las necesidades de información.

·         Los canales de información y su tipología.

·         El concepto de transferencia de la información.

8.1. Necesidades de información

Es considerado como el aspecto nuclear y a la vez preliminar en el diseño de los sistemas de información. Ha sido definido por BELKIN como el reconocimiento explícito por el usuario de una anomalía en su estado de conocimiento con un determinado tema. Esto es estado anómalo del conocimiento. En este sentido, el concepto básico de un sistema de recuperación de la información es el EAC (Estado Anómalo del Conocimiento) y sobre la resolución de este problema debe basarse la consecución de los objetivos del sistema de recuperación de la información.

Los tipos más generales de necesidad de información fueron definidos por un científico norteamericano de la información, VOIGT, a comienzos de los años 80. Este estudioso interrogó a científicos en el campo de la química, física y biología y concluyó tres casos en los que acuden a las fuentes de información. En primer lugar cuando solicitan información actualizada tanto en su campo particular como en las disciplinas conexas. En segundo lugar en su trabajo cotidiano cuando necesitan alguna información concreta sobre cifras, métodos y proyectos. En tercer lugar cuando inician un trabajo de investigación y buscan el tema de ese nuevo proyecto, también para desarrollarlo y concluirlo.

En estos casos necesitan búsquedas retrospectivas para estar al día en su profesión científica y para dar un enfoque exhaustivo de los documentos científicos relacionados con el objeto de estudio.

Otro estudio llevado  a cabo por SHCHERBAN nos da un enfoque distinto sobre las informaciones suministradas para las distintas etapas de un trabajo técnico o científico. Siete etapas:

-          Familiarización general con el problema y enunciado del mismo. Esta es la etapa  de conocimiento de la información disponible sobre la materia.

-          Recopilación del conocimiento científico. Conlleva una búsqueda retrospectiva de la bibliografía existente sobre el objeto de estudio.

-          Coordinación e interpretación de los datos científicos. Evaluación crítica de las ideas e hipótesis de los diferentes autores.

-          Exposición de hipótesis y selección de una hipótesis de trabajo.

-          Comprobación de la hipótesis de trabajo.

-          Enunciado de las conclusiones y recomendaciones.

-          Descripción de los resultados de la investigación.

8.2. Canales de información

Partimos de que todo proceso de comunicación es la naturaleza de los sistemas de información. Así procede distinguir entre comunicación formal e informal.

Las investigaciones sobre ambos conceptos pueden arrancar de los estudios de LANCASTER: la comunicación formal es la que se da por medio de documentos, mientras que la comunicación informal es la que se da por medio de conversaciones. La primera es impersonal y no interactiva; la segunda personal e interactiva

LOPEZ YEPES: La comunicación formal es contínua y regenerativa pero más lenta que la informal. Advierte que el investigador utiliza ambos canales y en ningún caso desestima el canal informal.

Como dice MIJAILOV, las publicaciones científicas son el medio principal para la comunicación de los conocimientos científicos. En esta línea vamos a describir cómo se analiza la investigación científica desde que el científico la genera hasta que llega al usuario.

Las líneas externas de este diagrama representan los contactos personales entre los científicos. Lo hacen mediante correspondencia, intercambio de separatas y preprints, así como el intercambio de participaciones en congresos, jornadas...

Las líneas internas representan la distribución de documentos inéditos una vez recibida la aprobación de las instituciones científicas y técnicas donde trabajan sus autores. En este caso se dan a conocer a los usuarios a través de los centros de información científica.

Las tesis de grado están recogidas en las instituciones académicas y de investigación y se difunden a los usuarios mediante las bibliotecas especializadas.

Los canales de distribución para los documentos científicos publicados se encuentran en el centro del diagrama. Los generadores de tales documentos (autores) pasan a las editoriales y publicaciones sus trabajos para que sean aprobados y posteriormente publicados. Estos se difunden a través de los centros de información científica y bibliotecas especializadas.

Por tanto, canales de información son los lugares que tienen depositada la información. Del diagrama destacan como canales los rectángulos (congresos, simposios, instituciones, bibliotecas...). Los medios son las tesis, documentos, correspondencia...

8.3. Transferencia de información

Es un concepto ambiguo y puede entenderse como transferencia de documentos, de datos o de conocimiento. Algunos autores como es el caso de KING y LANCASTER observan la transferencia de la información como una espiral con las siguientes funciones: generación de información (autores, científicos..), composición (manuscritos, libros...), registro de autores (editoriales), reproducción, distribución, adquisición, organización y control, identificación y localización y acceso físico.

Otros autores entienden que la transferencia de la información no depende tanto de la cantidad de documentos, sino más bien del manejo y búsqueda de la información (de estos documentos. En el caso de ROS GARCÍA, entiende que para que se produzca la transmisión de la información debe existir la figura del profesional de la información.

Informe UNISIST: informe realizado por la organización de las Naciones Unidas juntamente con el consejo internacional de uniones científicas que llevan a cabo un estudio sobre la posibilidad de establecer un sistema mundial de información científica. Este informe propugna:

-          En primer lugar el libre intercambio de las informaciones y datos científicos publicados o publicables entre los científicos de todos los países.

-          En segundo lugar propugna un ámbito amplio que abarque toda la diversidad de las disciplinas y de los dominios de la ciencia, así como las diferentes lenguas utilizadas para los intercambios internacionales de información científica.

-          En tercer lugar, el progreso de los intercambios de información entre los diferentes sistemas que procesan y distribuyen la información necesitada por los científicos.

-          En cuarto lugar propugna un esfuerzo cooperativo para la actualización y perfeccionamiento de normas técnicas destinadas a facilitar los intercambios de información científica entre dichos temas.

-          También compatibilizar entre los sistemas documentales que surgen en diferentes países y diferentes campos científicos. Para ellos se llega a acuerdos de cooperación con el fin de compartir la carga de los trabajos documentales y a su vez establecer en común los servicios y los productos que son necesarios.

-          Ayudar a todos los países interesados para tener acceso a los servicios de documentación científica.

-          Fomentar una creciente participación de los científicos en el progreso y en la utilización de los sistemas de información.

Para llevar a cabo todo esto se reducen los obstáculos administrativos y jurídicos dando lugar a una libre circulación de la información científica entre las naciones. Como conclusión, lo que pretende este informe es mejorar la transferencia de información científica a nivel mundial.

UNIDAD DIDÁCTICA 3: TEORÍA Y MODELOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

TEMA IX: EL CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

9.1. Concepto

Es un sistema incluido en otro sistema más grande que recibe, almacena, procesa y distribuye información. Sus principales elementos son informaciones y procesos de información. En este contexto entendemos por información cualquier clase de conocimiento o mensaje que puede usarse para mejorar o tomar una decisión o una acción.

Las informaciones que maneja un sistema de información pueden ser de diversos tipos, como por ejemplo informaciones estructuradas (números de cuentas bancarias...), textos no estructurados (contenidos de actas de los órganos colegiados...). Por otra parte imágenes, bibliografía o información de referencia que indica el lugar donde podemos encontrar la información precisa.

Todas las organizaciones necesitan para funcionar un conjunto de informaciones y por lo tanto se considera como parte fundamental de las mismas los SIs (Sistemas de Información). Estos sistemas se nutren de la información que genera la propia organización (interna) y también se nutren de información externa que llega.

Definir un SI de una organización es una tarea delicada, primero porque se compone de múltiples procesos que al mismo tiempo son actores en otros subsistemas de la organización. Además porque el SI participa en todas las actividades que se desarrollan dentro de la organización.

Por tanto, el SI interviene de forma fundamental en el funcionamiento de una organización, de ahí que no podamos planificarlo, discutirlo y definirlo sin hacer un previo estudio de la organización en la que se va a implicar. Todo SI debe ser completo, consistente, claro y pertinente.

9.2. Objetivos

Va a ser DEBONS quien estudie las cuestiones relativas a los objetivos, el diseño y modelos. En cuanto a los objetivos, parece existir cierta unanimidad entre los estudiosos y por ello dicen lo siguiente: los SI proveen datos, información y conocimiento requeridos para la resolución de los problemas y las acciones subsiguientes. Todo esto dentro del marco de la definición que de SI nos da el mismo autor: como conjunto de personas, maquinaria y procedimientos que de una forma integrada hacen posible a los individuos trabajar con imputs (datos de entrada) para obtener datos de salida.

El sistema nos permite ampliar conocimientos, ya que la filosofía de todo sistema armoniza una viable combinación entre el procesamiento de datos y las operaciones de búsqueda y salida. Por tanto, el sistema convierte los datos brutos en una información útil para el usuario, o el output para otra fase del ciclo del procesamiento.

Para VAN SLYPP un SI documental tiene esencialmente un papel distribuidor de la información. Este sistema no está concebido para suplantar la red de información de sus usuarios, sino al contrario, para integrarse activamente en ella y facilitar el flujo de conocimientos.

9.3. El problema conceptual

En la obra titulada “Información y poder” de COLL-VINENT, parte de la base de que es imposible encontrar una definición de SI en la que estén de acuerdo casi todos los especialistas. Esta discrepancia que por otra parte es normal en todas las áreas del saber, se da en mayor medida en ciencias relativamente nuevas como son las ciencias de la información. Por ello recoge en su obra una serie de definiciones dadas por distintos autores.

Es el caso de BROOKES, que cuestiona la definición de SI diciendo que no deben llamarse SI a aquellos que sólo suministran listas de referencias al usuario, siendo éste quien deba buscar el documento referenciado. Estos sistemas deberían llamarse sistemas de documentación automatizada.

Por otra parte VAN SLYPP señala la diferencia entre SI documental como aquel sistema que da información sobre información y los otros SI, es decir, los que suministran el documento original.

No  podemos confundir SI con sistema informático. Existe de manera independiente, lo que sucede es que en la actualidad los SI están automatizados no por que sea un ingrediente imprescindible, sino más bien por la opción de ampliar nuestro centro de documentación y además porque las bases de datos ( por ejemplo) están automatizadas y requieren de un sistema automatizado.

* Características de un SI informatizado:

1)      Suficiente potencia de los ordenadores para suministrar toda la información requerida.

2)      Suficiente capacidad de almacenamiento para localizar y gestionar todas las bases de datos.

3)      Suficiente número de terminales para que los usuarios puedan acceder a él de modo efectivo.

4)      Software necesario para ligar o relacionar varios componentes y orientarlos al usuario.

5)      Nuevos conceptos de sistema que atiendan a la vez a la organización y búsqueda de información.

TEMA X: CONCEPTOS GENERALES SOBRE PLANIFICACIÓN

10.1. Teorías sobre la Planificación

Para DEBONS el análisis previo del sistema supone precisar los objetivos del sistema y deducir cómo han de obtenerse. El diseño del sistema supone la creación de un detallado plan de la arquitectura o estructura del sistema.

Otros autores consideran las fases de la planificación en las siguientes:

1)      Análisis del sistema: estudio de las características generales, usuarios, etc...

2)      Planificación propiamente dicha del sistema en la que se destaca en que medida la tecnología es un condicionante del sistema (o viceversa).

3)      La evaluación de los objetivos y fines del sistema siempre desde la perspectiva del usuario.

En este contexto podemos definir SI como un conjunto de elementos ordenadamente relacionados entre sí de acuerdo con ciertas reglas que aporta al sistema objeto, es decir, a la organización a la cual sirve, y esta organización le marca las directrices de funcionamiento exigiendo la información necesaria para el cumplimiento de sus fines. Por este motivo el sistema tendrá que recoger, procesar y almacenar datos e información procedentes tanto de la propia organización como de fuentes externas, facilitando la recuperación, elaboración y presentación de los mismos.

Para implantar un SI hay que contar con distintos factores:

1)      Factor tecnológico: relacionado con el rendimiento y la seguridad.

2)      Factores funcionales y semánticos; para dar en cada momento lo propio y para adaptarse a los cambios que se produzcan.

3)      Factor económico; delimitativo de todo SI. Aunque el problema de los costes ha cambiado notablemente en la actualidad, no obstante sigue siendo un obstáculo. Muchos autores opinan que es un problema determinante para orientar la política de un SI. Los elementos que configuran el coste de un SI son el precio pagado por los documentos los fondos documentales que se vayan adquiriendo, el precio de la mano de obra (documentalistas), gastos generales y gastos de material y equipamientos de tratamiento informático.

10.3. Diseño del Sistema de Información

DEBONS dice que el diseño del sistema es la creación de un detallado plan arquitectónico o estructura del sistema.

COLL-VINENT: la estructura de un SI y el diseño en que tal estructura queda definitivamente plantada responde al objetivo básico de que todos los datos pertenecientes a la empresa sean organizados de tal modo que puedan ser fácilmente registrados para posteriormente ser recuperados.

El concepto mismo de sistema da por supuesto que existe un interfaz (relación) entre el SI formal, la función de gestor de la información, la estructura organizada y el entorno de los usuarios de la información.

Este autor entiende que para diseñar el sistema hay que tener en cuenta por una parte la estructura lógica y por otra parte la estructura física. La estructura lógica estaría integrada por dos bloques; el bloque que informa de los ingredientes básicos del diseño de sistemas y el bloque que representa las demandas de los usuarios (pag. 100).

La estructura física vendría dada por la configuración de los ordenadores como soporte del sistema. Esto implica la obligada colaboración entre informáticos y documentalistas en el diseño de todo SI. Ambas estructuras han de estar pensadas con cierta simultaneidad en el diseño de sistemas.

En cualquier caso es necesario describir la estructura de un sistema de tal modo que se reflejen todos los recursos físicos que sean necesarios para cualquier sistema y cualquier tipo de organización. Los distintos diseños que toman los SI están aceptados por los tres tipos de estructuras más frecuentes de los SI, que son: 1) Sistema centralizado, 2) Sistema centralizado con microordenadores, 3) Sistema distribuido.

El diseño de un SI conlleva la conjunción de muchos elementos que se agrupan. El analista o diseñador propiamente dicho debe motivar a los dirigentes de la organización y al personal para realizar su trabajo a través de los SI informatizados. A un buen analista se le puede exigir que tenga conocimientos al menos en lo siguiente: recursos organizativos, necesidades del usuario de información y conocimientos sobre aspectos tecnológicos.

TEMA XI: MODELOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

YEPES distingue tres modelos: A) Donde estarían los SI Generalizada, B) Sistemas dentro de la organización (MIS, IMS) y C) Conjunción de redes y centros vertebrados por las políticas de información.

11.1 Sistemas de Información Generalizada

Modelo A: Los modelos de SI que entran dentro de esta categoría sugieren que los componentes identificados son relevantes para el sistema. Es decir, son necesarios y suficientes para la existencia del mismo.

Un modelo es el que nos presenta DEBONS, que es el modelo EATPUT. Su estructura consiste en seis componentes básicos cuyas primeras letras unidas en un acrónimo forman la palabra EATPUT, y son: Entorno, Adquisición, Transmisión, Proceso, Utilización y Transferencia. Este autor opina que los componentes generalizan la estructura básica de todos los SI (subsistemas).

-          Entorno: en cuanto al primer componente, considera que el mundo de los acontecimientos es relevante para el objetivo y funcionamiento del SI. Dentro de este componente incluye el proceso de clasificación y categorización de acontecimientos representados en forma de asuntos.

-          Adquisición: se usa para capturar la energía e información del entorno exterior.

-          Transmisión: consiste en transferir datos entre los componentes del sistema.

-          Proceso: conlleva el tratamiento, almacenamiento y recuperación de datos para la resolución de problemas o toma de decisiones.

-          Utilización: componente que representa la necesidad de evaluar e interpretar los SI.

-          Transferencia: componente de acción del sistema. Se puede entender como comunicación o transferencia de información.

El modelo que nos presenta este autor describe un SI que actúa dentro y fuera de sí mismo (sistema vivo).

11.2. Sistemas de funciones orientadas

Modelo B: Enfatizan actividades concretas tales como la gestión, recuperación de datos, etc. En conjunto están más directamente relacionados con el ámbito científico de la informática, pero también son importantes para los científicos de la información.

Quizá los sistemas de funciones orientadas más conocidos sean los MIS (Management Information System); SI de gestión de las organizaciones. Estos sistemas integran aspectos de la teoría de la gestión con aspectos de proceso de datos y teoría de la comunicación. Para que una organización sobreviva necesita de unos sistemas que sean capaces de planificar, organizar, operar, dirigir y controlar sus fuentes. Estos sistemas deben de estar dotados de modelos informáticos que procesen la entrada de información y aporten información para la toma de decisiones.

Sin embargo, a menudo se confunden los MIS con los sistemas de gestión de la información (IMS). Si los MIS aportan las bases para ayudar a los gestores a planificar y controlar una organización, los IMS hacen justo lo que su nombre indica: ayudan a gestionar (administrar) la información, es decir, aportan la base para la administración de fuentes de información que existen en una organización.

Otros sistemas son los DDS (sistemas de soporte de las decisiones). Son sistemas que proporcionan un asesoramiento para la toma de decisiones dentro de la organización. Tienen muchos aspectos comunes con los MIS, pero las implicaciones son distintas; un MIS se ajusta a ayudar a los usuarios a resolver problemas estructurados que surgen de un día para otro y que se pueden prever con el tiempo. Sin embargo el DDS se ajusta a resolver problemas más desestructurados. Por tanto requieren intuición y consenso entre personas que se dedican a dar múltiples ideas para la toma de decisiones. Por tanto, se orienta al apoyo para la resolución de problemas creativos.

Las características generales de un DDS son:

1)      Se centran más en los procesos de decisión que en el procesamiento de transacciones.

2)      Están fácilmente diseñados. Su estructura es simple y se realiza y modifica con rapidez.

3)      Están diseñados y ejecutados por gestores.

4)      Es selectivo, suministra información útil para un posterior análisis de la información.

5)      Sólo se interesa por un área pequeña del análisis o por una pequeña parte de un gran problema.

6)      Tiene una base de datos que contiene información de otros archivos de la organización, así como información del entorno exterior.

7)      Permite al gestor evaluar los posibles resultados de las distintas alternativas.

Sistemas expertos: Ayudan a la toma de decisiones y a la resolución de problemas. Incorporan muchas de las características de los sistemas de apoyo a la decisión, pero añaden otra dimensión como es la inteligencia artificial.

Estos sistemas representan la fusión del proceso de datos y los componentes de utilización e interpretación de los SI. En realidad son sistemas de conocimiento hasta el punto de que van más allá del nivel cognitivo de conocimiento necesario para la adquisición de datos.

Estos sistemas intentan dar solución a los problemas y consisten en las siguientes partes fundamentales:

1)      Integrar una base de conocimiento que incluye los datos reunidos por individuos a los que se les puede llamar expertos. En esta base no sólo están almacenados estos datos, sino también se establecen unas relaciones lógicas entre los elementos de estos datos.

2)      También constan de sistemas de gestión de la base del conocimiento.

3)      Interviene un sistema de deducción, es decir, interviene la lógica en la combinación de datos de los expertos hasta conseguir intuiciones o soluciones a los problemas o requerimientos de decisión.

11.3. Entidades de servicio como Sistemas de Información

Modelos C: Están formadas por personas, tecnología y medios que suministran información o conocimiento a todos aquellos que lo necesitan.

HAVELOCK: El modelo que nos da este autor se debe a su interés por el uso del conocimiento entre los científicos. Examinó las formas en las que estos profesionales obtienen información científica y técnica. Consideró que la información es una necesidad fisiológica y por tanto propuso un modelo de entorno en forma de clínica que pudiera satisfacer esta necesidad. La descripción de la clínica incluye instituciones como biblioteca y centros de documentación.

TAYLOR (modelo): Al definir SI se hace referencia a los entornos de gentes, tecnologías y procedimientos que incluyen las siguientes características:

1)      Procesos formalmente diseñados que seleccionan, adquieren, organizan, archivan, recuperan e interpretan mensajes.

2)      Son procesos por los cuales los mensajes son realizados bien por señales o por alteraciones fundamentales del contenido.

3)      Estos mensajes son comunicaciones formales que la gente diseña y distribuye conscientemente de alguna forma (publican, graban, etc..).

4)      Los mensajes también se generan a través de varios mecanismos y procesos informáticos que se pueden retocar, formatear u organizar mediante instrucciones programadas.

5)      Estos mensajes son solicitados o dirigidos a otras personas que pueden o no decidir utilizarlos.

Este teórico anticipó la tesis de que los SI, debido a su diseño, son sistemas de valor y que a través de los varios procesos u operaciones que caracterizan tales sistemas el usuario puede acceder y seleccionar la información y conocimiento requerido en cada momento.

TEMA XII: SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

12.1. Planificación

Para SENN un SI es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan de manera coordinada. Los SI facilitan el aprovechamiento de dos ingredientes esenciales en una organización: la información y el personal. Las organizaciones tienen distintos SI (compras, ventas, pagos, pedidos...) y estos sistemas ayudan a las decisiones de comprar, vender, almacenar, etc.

Este autor insiste en que un SI no tiene por qué estar automatizado siempre y cuando las personas puedan realizar el trabajo de una manera eficiente y sin errores. Sin embargo, cuando el volumen de trabajo crece, los procedimientos aumentan en complejidad y las actividades llegan a estar más interrelacionadas, obteniéndose grandes ventajas al introducir la ayuda de los sistemas informáticos. En la actualidad todos los sistemas están informatizados.

En su obra titulada “Sistemas de Información para la administración” nos relata un ejemplo básico de un SI que ayuda en la toma de decisiones dentro del ámbito de la economía, como es el caso de un banco. La información recabada a un solicitante de un préstamo (estatus financiero, laboral...) unida a la información sobre fondos de préstamo del banco (tendencias de la economía, tasas de interés, financiación, etc...), todos ellos son elementos fundamentales que ayudan al responsable a tomar la decisión para conceder o no el préstamo.

¿Qué hace un SI en este ejemplo?; ejecuta tres actividades generales:

1)      Recibe datos, información de fuentes internas o externas de la empresa, considerados como elementos de entrada.

2)      Actúa sobre ellos para producir nueva información, de ahí que se le denomine Sistema generador de información.

3)      Esta información que produce el SI tendrá como finalidad responder a la petición del usuario, etc...

12.2. Descripción del modelo

Partimos de la premisa de que la información es considerada como un instrumento y los SI se van a configurar como medio de mejorar la actividad empresarial al servicio de la toma de decisiones. Estos sistemas canalizarán a su vez los documentos constitutivos de las gestiones internas y externas.

Desde este presupuesto, la función documental en la empresa atenderá a dos grandes líneas de orientación: la especialización de la misma y la organización de los sistemas de documentación empresarial. Estamos en presencia de los MIS en las organizaciones.

Algunos autores como SENN dividen estos SI en los siguientes:

1)      Sistemas de procesamiento de transacciones: procesan los datos referentes a las actividades de la empresa (números, ventas...).

2)      Sistemas de información gerencial: sistemas de apoyo para la toma de decisiones, dando información a necesidades que se identifican de antemano.

3)      Sistemas de apoyo para la decisión: SIs para la toma de decisiones únicas (situaciones que cambian constantemente).

4)      SI para oficinas: un tipo derivado de los sistemas de procesamiento de información.

Todos estos sistemas se componen de subsistemas que funcionan apoyándose entre sí. Un SI de mercadotecnia es en realidad un conjunto de subsistemas que interaccionan de distinta forma para proporcionar la información necesaria en las actividades de una organización.

Según la figura (p. 116) se supone que un SI de mercadotecnia consiste en tres subsistemas (primarios): A) De ventas, B) De información de la administración de productos y el de C) Inteligencia de mercado. Por lo que se refiere al de información de ventas, dentro de este sistema los administradores deberán  tener la capacidad para cerrar una venta de manera rápida y además deben analizar el por qué de ventas anteriores y a su vez saber quiénes son sus clientes y proyectar ventas futuras.

A)    Entre los subsistemas de este sistema se encuentran:

-          Análisis de venta: controla las posiciones de las ventas, determina qué región vende más o menos de lo esperado.

-          Análisis del producto: desde este subsistema se examinan los productos de las ventas en función de la región.

-          Análisis de vendedores: determina la efectividad del personal.

-          Análisis de los costos de ventas: analiza lo que cuesta a la empresa cerrar la venta de los productos.

-          Pronóstico de ventas: estudia ventas futuras.

-          Análisis de la publicidad: estudia si es efectiva o no la publicidad llevada a cabo.

B)

-          Precios: determina el precio de venta de sus productos.

-          Especificaciones del producto: determina las propiedades y características de cada uno de los productos.

-          Planificación de la utilidad: determina todos aquellos productos que se lanzan al mercado.

-          Administración financiera: lleva a cabo el apoyo financiero de la organización, tanto para nuevos productos como para mantener los existentes.

-          Estimaciones del mercado: nos da indicaciones de la dimensión del mercado y de la adaptación del producto a ese mercado.

-          Evaluación del producto: consiste en evaluar el producto a partir de las sugerencias de los clientes.

-          Planificación del producto: llevan a cabo la descripción de los planes de desarrollo, incluyendo estrategias de mercado.

            C) Estudia los eventos que ocurren en los ambientes de negocios de la organización. Integra los siguientes subsistemas:

-          Estrategias de mercado de los competidores: lleva a cabo la descripción y referencias de las estrategias utilizadas por otras empresas para distribuir productos similares.

-          Perfiles de productos: analizan las partes positivas y negativas de los productos.

-          Investigación de mercado: desde donde se detallan los atributos de un producto específico.

-          Planificación de promoción de clientes: planes de publicidad, promoción de ventas, etc.

-          Planificación de la promoción del personal de ventas (vendedores): campañas y cursos orientados al personal de ventas de esa organización.

12.3. Organización del MIS

La implantación y puesta en marcha de un MIS pasa por un estudio previo de las distintas necesidades de información de esa organización. En este sentido debemos de tener en cuenta los siguientes factores:

1)      Determinación del objetivo y misiones del centro (organización). La concreción de sus misiones específicas conforman el objeto mismo y a la resolución d este objeto irán encaminadas las acciones previas a la planificación.

2)      Estas acciones previas son determinar las necesidades informativas y la tipología de los usuarios.

3)      Planificación técnica que conlleva diseño de las operaciones de tratamiento de la información documental, diseño de las operaciones de difusión de la información documental y la aplicación tecnológica informática.

4)      Considerar otros aspectos como financiación, organigrama (personal o profesionales que llevarán a cabo las tareas dentro del MIS).

TEMA XIII: SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

13.1. La disciplina gestión de la información en las organizaciones

El impacto de las nuevas tecnologías de la información se ha dejado notar rápidamente en las grandes organizaciones por dos cuestiones: por sus propias necesidades y por su mayor capacidad económica introduciendo sistemas informácitos en sus instalaciones. Esta implantación esta haciendo más rápidos los procesos burocráticos.

A principios de los años 80 y siguiendo el camino abierto en los EE.UU se ha avanzado en Europa hacia un nuevo concepto denominado gestión de la información, considerado como el eje central de la dirección y administración de las empresas. Sin embargo, este concepto tiene su nacimiento  por lo menos hace dos siglos.

MARTIN WHITE: en 1985 escribía que se suele dar un naciomiento de la gestión de la información hacia el año 1980, pero que en realidad la gestión de la información tiene por lo menos dos siglos de existencia y se enmascarado bajo el nombre de inteligencia militar.

Una de las primeras veces que aparece el nombre de gestión de la información fue en EE.UU en 1966, en el desarrollo de una conferencia titulada “Gestión de la información en la enseñanza de la ingeniería”. Esta conferencia no obtuvo efectos visibles en el nacimiento de la nueva disciplina, sin embargo, a partir del año 80 es cuando se produce una potenciación del nuevo concepto y desarrollo de la disciplina. En EE.UU por ejemplo, el Gobierno impulsa departamentos para el desarrollo de la gestión informativa e incluro grandes instituciones privadas cambiuan sus denominaciones bajo el concepto de gestión de la información. Algo significativo ha sido la implantación de la disciplina gestión de la información en planes de estudio de distintas universidades nacionales e internacionales.

13.2 Planificación y descripción del modelo IMS

Cada día son más las empresas que necesitan introducri informaciones para sobrevivir. Muchas empiezan a comprender el valor de la gestión de la información dentro del sistema. Supone un cambio estructural que permita a las organizaciones adaptarse más eficientemetne al medio ambiente. Supone4 así la introducción de la figura del gestor de información.

Organizar la empresa como una gestora de información no sólo es la primera innovación, sino más bien prepararla para que pueda estar en permanente estado de innovación. Es decir, la gestión de la información es una innovación que facilita con rapidez todas las innovaciones necesarias dentro de laa organización. Las empresas que adoptan este punto de vista buscan en el gestor una persona que asuma las subsiguientes tareas:

1)      Dirección de las tecnologías informativas en los negocios.

2)      Política de  gestión y su transformación en métodos de tecnologías informativas.

3)      Conocimiento sobre planificación e innovaciones técnicas necesarios.

4)      Conocimiento sobre recursos humanos y técnicos.

Sin embargo, el gestor no tiene que ser un experto en todos estos temas, sino que debe ser un especialista en información que planifique, organice, coordine y controle los recursos que dispone la empresa desde este enfoque. Por tanto, los componentes que entran en juego en las tareas del gestor, las áreas en las que debe operar, son las siguientes:

1)      Recursos informativos, identificando y valorando el uso de la información interna y externa.

2)      Tecnología necesaria para recoger, almacenar, recuperar y distribuir la información.

3)      Gestión que conlleva planificación general, recursos humanos, comunicación interpersonal, contabilidad y marketing.

TEMA XIV: SISTEMAS, REDES Y CENTROS

14.1. El sistema como conjunto de redes

La diferencia entre sistema y red es sutil y a veces ambos conceptos se confunden. Son varias las definiciones que delimintan sistema y red y en ocasiones estas definiciones se adaptan al contexto de la disciplina donde se aplica. En nuestro campo, la ciencia de la información, la diferencia se ha visto generalmente en los niveles de estructura y así se ha dicho que los sistemas responden a un grado mayor de centralización de decisiones.

Por ejemplo, en el mundo de las bibliotecas se considera que los grupos de bibliotecas que dependen de una misma administración forman un sistema de bibliotecas, mientras que las agrupadas de manera menos estructurada forman una red.

Bárbara MARKONSON señala que el término res se ha venido utilizando para designar cualquier tipo de actividad cooperativa entre bibliotecas, también consorcios bibliotecaarios efímeros e informales. Tambien usuarios con intereses comunes, sistemas locales en línea o sistemas de recuperación de la información.

La organización ionterna de normalización (I.S.O. define un sistema bibliotecario como biblioteca o cojonuto conectado de bibliotecas con todas sus dicisiones sservicios y unidades que cooperan para servir un área geográfica determinada en un campo temático concreto o un grupo específico de usuarios.

También define la red bibliotecaria como plan oprocedimiento en el que unidades de bibliotecas trabajan juntas, compartiendo servicios y recursos de manera que de cómo resultado mejores servivios a los usuarios de las bibliotecas.

Manuela VÁZQUEZ y Rosa DE LA BIESCA, después de definir lo que es sistema y red, concluyen diciendo que entre los participantes se puede crear un sistema de información que se llame red o sistema, sin matizar en su sistema.

Concha VARELA, Luis Angel GARCÍA y Carlos GONZÁLEZ entienden por sistema bibliotecario el conjunto de unidades bibliotecatias como una planificación y estructura organizativa común, independiente de su ámbito geográfico y que generalmente dependen de la misma unidad administrativa, persiguen la consecución de unos objetivos.

Por tanto, las bibliotecas implicadas en un sistema funcionan como elementos de una misma unidad con objetivos definidos para esa misma unidad. Por su parte, las redes de bibliotecas constituyen uyn conjunto de sistemas bibliotecarios conectados que mantienen auntonomía administrativa y cuyo fundamento lo constituyen la cooperación entre las bibliotecas que forman la red.

Otros autores utilizan el término sisttema más vedces como sinónimo d3e unidad de información y otras veces como sinónimo de red. Para ellos la red significa que más de dos bibliotecas o centros de información soj relacionados por transacciones continuas referidas a operaciones o servicios comunes.

Así pues, para uno un sistema es una unidad de información, para otros es un conjunto de unidades conectadas que trabajan formando una red para poder conseguir sus objetivos, por lo que red y sistema resultan sinónimos.

Una interpretación que podemos dar a todo esto, si consideramos que un sistema es un conjunto o estructura compuesto de una serie de elementos que se interrelacionan para conseguir un objetivo común, un sistema de indormación es un sistema pero a su vez estos sistemas de información, cuando se interrelacionan para conseguir un objetivo común, actuando como nodos de una red, constituyen una red. En este sentido hay que entender el Sistema español de bibliotecas y el Sistema español de archivos.

14.2. La red como relación de centros

Manuela VÁZQUEZ y Rosa DE LA BIESCA: Las redes de información están formadas por conjuntos de personas o centroes entre los que se producen intercambios de información de manera organizada y regular.

Luis GARCÍA y Carlos GONZÁLEZ: la red puede ser definida como una organización independiente formada por un conjunto de bibliotecas u otras unidades de información conectadas que se comprometen formalmente a la consecución de objetivos comunes. La red no interviene en la estructura organizativa de cada biblioteca participante pero sí incide en los prodecimientos técnicos a utilizar y en los recursos a destinar para alcanzar los objetivos establecidos con vistas a un mínimo de compatibilidad para conseguir resultados comunes. En esta definición nos encontramos con los siguientes elementos:

1)      Se trata de una organización independiente, es deci, separada de los límites administraticos y políticos de sus miembros.

2)      Está formada por un conjunto de unidades de información.

3)      Son unidades conectadas; los medios de comuinicación son esenciales para que exista una red.

4)      Ha de existir un compromiso formal. No se puede hablar de red cuando las relaciones de cooperación son ocasionales.

5)      Persiguen unos objetivos comunies que constituyen la razón de ser de las redes. Estos objetivos pueden clasificarse en dos grupos: los que persiguen mejorar el acceso de los usuarios a los fondos y servicios de las unidades de información y mejorar los presupuestos de las unidades de información abaratando los costes de los servicios.

El empleo del concepto de red aplicado a los SI es una idea antigua que arranca de préstamo interbibliotecario y la cooperación. Lo que sí es nuevo es el creciente interés en cuanto a las posibilidades de mejorar las  operaciones interconcetando unidades informativas y las bibliotecas.

Las funciones establecidas y desarrolladas más comunmente son:

1)      Desarrollo conectado de las colecciones, adquisciones cooperativas dentro de la red, definidas como la acción en común con miras a la adquisición y utilización de documentos.

2)      Canje de publicaciones: intercambio de publicaciones entre unidades de información cuyos organizmos o instituciones de los que dependen editan materiales que interesan a otros centros.

3)      Catálogo colectivo: su constitución es un aspecto esencial de las redes. Cada unidad de información (UI) se responsabiliza de enviar con rapidez los ddatos catalográficos de los documentos que recibe al servicio competente de la red. El catálogo colectivo evita compras duplicadas entre las unidades de la red y por otra parte permite conocer qué UI tiene un documento concreto.

4)      Procesamiento centralizado: en los últimos años la cooperación de los servicios técnicos se ha desarrollado rápidamente abarcando unas fases de pedidos de libros, de catalogación y de preparación para su ubicación. Se las denomina procesamiento centralizado y de esta forma es posible adquirir ventajas; el empleo más efectivo del tiempo del personal y el aunmento de la normalización en la catalogación.

5)      Depósito cooperativo: es un medio mediante el cual las bibliotecas de investigación con un mínimo de gasto pueden conservar e incluso adquirir documentos de investigación poco usados y de gran valor potencial.

6)      Difusión de los datos: otra función que puede ser asegurada por uno de los nodos de la red o un centro de difusión. En el nodo central o centro general de difusión se pueden cumplir las siguientes funciones: a) almacenar todos los productos de salida de los centros de valuación de datos en el campo respectivo, b) reunir y almacnar de manera exhaustiva otros datos significativos y de calidad, c) también difundir datos a petición de los usuarios, d) intercambiar constantemetne las informaciones necesarias a través de la red con los centros locales de difusión de datos en campos de temas afines, e) suministrar las informaciones necesarias como el centro de referencia sobre datos.

14.3. Los principios de subordinación, coordinación y delegación

Si el sistema de actúa bajo el principio de centralización, la red actúa bajo el principio de coordinación de centros en los que por delegación se invisten determinadas responsabilidades en la recolección y difusión de fuentes.

Podemos decir por tanto que el sistema tiene bajo su control las diferentes redes, por lo que predomina un sentido jerárquico de subordinación y por ello todas las redes asumen y aceptan las normas emanadas del sistema funcionando en un sentido de coordinación.

A su vez, las UI que forman la red deben estar equilibradas y coordinadas, por tanto, las funciones de la red van desde una colaboración, cooperación y coordinación hasta la integración completa de unidades informativas cubriendo funciones documentales y participación en costes.

Para finalizar hay que decir que el sistema está concebido en lo alto de la pirámide, funcionando bajo las directrices de las políticas de información y documentación.

TEMA XV: POLÍTICAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN Y SISTEMA ESPAÑOL DE BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS

Cuando contemplamos la información como fenómeno humano nos encontramos de nuevo con el derecho a la información. Este derecho está recogido en un conjunto de normas jurídicas vigentes sobre la materia informativa constituyendo el Derecho de la información. Este derecho tiene que estar pensado y sistematizado para el hombre y en consecuencia tiene que erigirse como la salvaguardia del derecho a la información.

El Derecho a la información es un derecho aparentemente activo, pero también es aparentemente pasivo (derecho a ser informado), lo que también puede expresarse como “deber de informar y deber de ser informado” (DESANTES). Nos encontramos por tanto ante el derecho de los ciudadanos a ser informados y el deber del Estado a informar. ¿Cómo nos llega la información a los ciudadanos?; falsead y manipulada y ni eso. Muy poco.

En realidad, el Estado controla la información a través de sus organizaciones e instituciones estatales (ministerios, consejerías...) y los ciudadanos tienen conocimiento de esa información que el Estado suministra. A su vez los ciudadanos cuentan con ONGs en defensa de este derecho a ser informado verazmente.

Ante este derecho y este deber del Estado de facilitarnos la información se encuentran las políticas de información y documentación entendidas como el conjunto de medios y decisiones que ejercen los poderes públicos en sus diferentes niveles jurisdiccionales (internacional, local...) con objeto de ordenar y hacer eficaces sobre las bases de la coordinación y cooperación las instituciones documentarias. Todo ello para satisfacer los derechos constitucionales del ciudadano y además para fomentar unidades, redes y sistemas de información y documentación.

Un ejemplo es el Sistema español de bibliotecas: En España la legislación tendente a crear un sistema bibliotecario se remonta al decreto de 24 de Julio de 1947. Era un decreto del Ministerio de Educación Nacional en el que se daban normas para la ordenación de archivos y bibliotecas. En el artículo en que se establece la existencia de bibliotecas públicas y privadas, distinguiendo dentro de las públicas las de acceso libre para el público en general y las de acceso restringido.

Posterior a la Constitución, en el año 1985, se reestructura el Ministerio de Cultura encargando a la dirección general de libro y bibliotecas los temas concernientes a archivos y bibliotecas. El decreto recoge la división de la Dirección general en tres subdirecciones. Destacamos el Centro de coordinación bibliotecario, al que se le atribuyen todas las competencias relativas a las bibliotecas. En la ley 16/85, la Ley del Patrimonio Histórico español, se recoge lo relacionado con archivos, bibliotecas y museos (en uno de sus capítulos). En el artículos 66 se establecen los elementos que constituyen el sistema español de bibliotecas.

A su vez, en el año 89, se aprueba el reglamento de bibliotecas públicas del Estado y del sistema español de bibliotecas. Estas disposiciónes más otro real decreto del 91, que regula el estatuto de la Biblioteca Nacional, configuran el desarrollo legal del sistema español de bibliotecas.

En su exposición de motivos nos dice que corresponde al Gobierno dictar las normas reglamentarias de organizaciones y funcionamiento de las bibliotecas de titularidad estatal y además que la asministradción del Estado provomera la comunicación y cooperación entre las mismas.

El reglamento está estructurado en dos títulos que tratan de las bibliotecas públicas del Estado y del sistema español de bibliotecas respectivamente. En este título segunddo podemos observar tres apartados distintos:

1)      Artículos 22 y 23: Constitución del sistema español de bibliotecas y la cooperación interbibliotecaria.

2)      Artículos 24 y 25: Consejo coordinador de bibliotecas y de la comisión permanente de dicho consejo.

3)      Artículos 26 y 27: inversiones en los edificios de las bibliotecas públicas del Estado gestionados por las Comunidades Autónomas. También tratan del régimen de la Biblioteca Nacional.

En la cabecera de este sistema está la Biblioteca Nacional aunque no se indique explícitamente en ningún documento legal. Tiene su propia legislación y estatuto. Tiene gran importancia dentro de los centros bibliotecarios nacionales por su grandiosidad y sus fondos (más de 5.000.000).

La ley de bibliotecas de las Comunidades Autónomas dice que cada Comunidad Autónoma tiene una ley propia. Depende del mapa y de las diferentes autonomías y sus leyes, aunque hay un reparto de competencias entre Comunidades Autónomas y el Estado en algunas materias.

El Sistema español de archivos se ve reflejado en los artículos 148 y 149, que también sirven para el ámbito archivístico. También hay que recordar el real decreto de 1985 y la ley de patrimonio histórico español

·         Ver todo esto y el patrimonio documental y bibliográfico en los papeles de las oposiciones.

En cuanto a su configuración estatal, el sistema español de archivos arranaca de una tipología: de oficina, central (administrativo), intermedio e histórico. A estos cuatro archivos les corresponden una serie de documentos en función de su edad:  cuando un documento tiene más de cinco años se puede transferir a los archivos centrales. Son únicos en cada institución (los ministerios tiene uno central y muchos de oficina, por ejemplo); transcurridos otros diez años se trasnfieren a los archivos intermedios y cuando tienen más de veinticinco años van al archivo histórico.

TEMA XXIII: EL CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

23.1. Concepto

MIJAILOV y GUILIAREVSKII: Institución que se diferencia claramente de las bibliotecas. Explican las relaciones entre centros de documentación y bibliotecas partiendo de la base de que ambos son los principales instuticiones auxiliares de la ciuencia que cumplen las funciones de intermediarios entre el generador de la información y los usuarios de la misma. Estas instituciones facilitan la operación normal de los canales de información que difunden los documentos. Estas instituciones tienen tareas comunes puesto que su misión consiste en identificar y recopilar información científica para analizarla, procesarla y difundirla. Sin embargo, tienen ciertas peculiaridades y tareas particulares resueltas por diferentes especialistas que usan diferentes técnicas:

1)      Una de las diferencias está relacionada con el personal de estas instituciones (“Un especialista en información es un especialista en un campo determinado, pero un ibliotecario es un experto en la psicología del lector, en métodos de enseñanza y apto para encontrar el rumbo en el campo de la producción de libros”).

2)      Los usuarios, aunque son las mismas personas, son denominados de diferentes formas: usuarios de la información y lectores.

3)      Las tareas propias de un centro de documentación son  diferentes a las de la biblioteca. “Los centros de documentación tratan de cubrir al máximo los nuevos documentos, efectuar su procesamiento analítico-sintético y luego ofrecer su contenido a los científicos a través de documentos secundarios (boletines, resúmenes, índices...). Las bibliotecas en cambio operan de la forma pregunta-respuesta, acumulan material y organizan su contenido para su almacenamiento”.

NURIA AMAT considera arriesgado establecer una tipología absolutamente delimitada de todos estos centros, por ello dice que en algunos casos la distinción es muy clara y en otros sucede que un tipo de centro participa de las características de otro centroe designado con otro nombre. Añade que si un abiblioteca científica tiene como objetivo proporcionar la documentación científica a sus usuarios hoy en día está obligada necesariamente a aplicar técnicas documentales propias de la documentación científica. En este sentido la biblioteca científica y el centro de documentación son considerados como términos sinónimos ya que cumplen con los mismos obketivos y servicios de la cadena documental.

23.2. Objetivo y funciones

LÓPEZ YEPES en “Teorías de la documentación” compara las funciones de ambas:

1)      La biblioteca científica ofrece información sobre disciplinas en su conjunto. El centro de documentación ofrece información sobre aspecos de las mismas.

2)      La biblioteca facilita el material, el centro de documentación por su parte facilita un informe elaborado (o referencial).

3)      La biblioteca sostiene con su material y bibliografía adquirida los centros de documentación según sus necesidades y los centros pueden enviar a su personal a buscar los documentos.

4)      La biblioteca cataloga y clasifica libros fundamentalmente y los centro de documentación indizan también artículos de revistas.

Objetivos: exhaustividad, pertinencia, precisión, rapidez y economía para cumplir el objetivo primordial que es la difusión de la información. Los objetivos específicos ya estarían relacionados con el centro  de que se trate.

El profesor LÓPEZ YEPES considera:

1)      Recopilar y transmitir las fuentes de información de origen externo e interno siempre que sirvan de base a la mejor realización del trabajo de la empresa.

2)      Facilitar la documentación necesaria para obtener la puesta al día de los miembros de la empresa.

3)      Hacer realidad la idea de servicio social o trascendencia de la documentación más allá de la empresa.

23.3. Metodología para la planificación

El proceso de puesta en marcha de un centro de documentación conleva un análisis diagnóstico de las necesidades de los usuarios que nos llevará a la decisión de creación del centro y de planificación del proyecto. La planificación requiere no sólo un alto coste económico, sino una compleja instrumentación de recursos políticos, humanos y técnicos y va a ser en la planificación donde tendremos que legir todos estos medios para llevar a cabo la fase de evaluación del centro.

AQUÍ FALTA ALGO

TEMA XXIV: OPERACIONES PREVIAS PARA LA PLANIFICACIÓN DE UN CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

24.1. Determinación de las necesidades informativas

Una vez conocidos los objetivos y misiones del centro, tendremos que determinar las necesidades informativas. Esto conlleva conocer la tipología de los usuarios potenciales para conocer a su vez los tipos de fuentes documentales. La determinación de las necesidades informativas se hace por distintos métodos:

1)      Por el examen exhaustivo del trabajo del centro y de sus distintos departamentos. Así conoceremos las actividades de estos usuarios así como la información que genera.

2)      Por los comentarios y observaciones que surjan con motivo de la puesta en práctica de las acciones para crear interés de ntro de la misma. También llamado método de sensibilización al uso de la información.

Estas acciones se basarán en la elaboración, distribución y cumplimentación entre los usuarios de un cuestionario en el que se deberá poner las necesidades informativas que van a tener estos usuarios. Se plantearán los tipos de documento y pautas que necesitan: las formas de recepción de la información.

·         Tipología de fuentes documentales:

Nuestro centro debe seleccionar de forma general por una parte revistas científicas y profesionales, también monografías científicas y profesionales, documentos de revistas científicas publicadas, obras de referencia como repertorios bibliográficos, diccionarios, enciclipedias..., recortes de prensa y artículos de publicaciones de prensa. Todos aquellos documentos de utilidad profesional.

24.1. Periodo de creación de interés

Uno de los primeros aspectos a contemplar en la planificación es la de crear la necesidad, sensibilizar al usuario del valor que tiene la información y de la importancia de los centros de documentación. Por ello debemos suscitar actitudes positivas hacia el fenómeno creciente de la información profesional y técnica.

En segundo lugar, conseguir que todos se persuadan de la necesidad de informar y de aprender.

En tercer lugar, pretender desarrollar un ámbito de participación y colaboración con los organismos y centros de documentación, para facilitarles un mejor conocimiento de sus necesidades.

La falta de imagen que pueda tener la actividad de información ha de cubrirse ofreciendo a los ususarios nuevos perfiles de utlidad, pertinencia, rapidez, etc. Tenemos que pensar  que la sensibilización empieza por nosotros mismos. Para ello es conveniente saber qué piensan y qué necesitan los usuarios.

A su vez llevaremos la formación del usuario de distintas formas:

-          Modificando las actitudes del usuario, sobre todo en la desconfianza que muestra al pensar que no puede obtener todas las informaciones.

-          Adiestramiento básico en el manejo de las técnicas documentales. Orientarles sobre la formulación de sus peticiones.

* Política de márketing hecha desde el centro. Ya sabemos que el márketing es adaptar los productos a las necesidades de los usuarios, crear productos o documentos para satisfacerlos. En el ámbito bibliotecario han surgido críticas a la aplicación del márketing. No sucede lo mismo en lo que se refiere a los centros de documentación; aquí el márketing significa el intento de maximizar la satisfacción del usuario. Es el proceso de apertura de vías efectivas de comunicación entre el que ofrece y el que recibe los servicios.

La política de márketing en los centros se hace desde dentro. Aumentar los procedimientos documentales, distribuir y ofrecer estos productos tanto a usuarios potenciales como reales. También dar a conocer al público los cambios y mejoras en el centro de documentación mediante la tarea de promoción, que conlleva publicidad, relaciones públicas...

* Métodos de promoción:

1)      La imagen del centro: el documentalista tiene que dar una buena imagen con sus actitudes y su trabajo.

2)      Charlas a cargo del personal del centro.

3)      Relaciones con otros departamentos de documentación de instituciones y empresas.

4)      Buenas relaciones personales siendo positivos, creíbles...

5)      Respuesta rápida y eficaz a las consultas.

6)      Relación con medios de comunicación y de información y publicaciones.

Durante el periodo de creación también se pueden llevar a cabo estudios de los puntos de referencia, es decir, donde se sitúan los otros centros de documentación con características similares para evitar ciertas adquisiciones. Eso nos permite rentabilizar el presupuesto.

24.3. Estudios de usuarios

Conjunto de estudios que tratan de analizar cualitativa y cuantitativamente los hábitos de información de los usuarios mediante la aplicación de distintos métodos. De una forma general se distinguen tres grupos de usuarios de acuerdo con la clase de actividad a la que se dedican:

1)      Científicos dedicados a investigaciones básicas y experimentales en las ciencias fundamentales. Necesitan información actualizada y por ello seleccionan documentos científicos que parecen ser relevantes para el objeto de su investigación. Requieren documentos sin análisis previo porque prefieren examinarlos y decidir sus necesidades de información.

2)      Ingenieros: especialistas prácticos dedicados a los proyectos y actividades operacionales en diversos campos de la tecnología y la industria. Las necesidades de información de estos usuarios son distintas a las de los anteriores puesto que ya saben a priori la información  que necesitan para resolver los problemas y esperan una respuesta clara y correcta del centro de documentación. Requieren fundamentalmente libros de referencia, revistas analíticas, etc.

3)      Personal directivo: que trabaja en las esderas de la ciencia, tecnología y economía. Necesitan información primaria o sin elaborar para tomar las decisiones.

En el caso de Fernando MARTÍN establece como tipología de usuarios reales y potenciales de un centro deuna agencia publicitaria los siguientes:

1)      Los miembros de la entidad en sus diversos escalafones de su entidad de trabajo.

2)      Entidades cliantes del centro.

3)      Universidades, instituciones y centros de investigación.

4)      Comunidad social representada por potenciales usuarios de la documentación.

Elías SANZ CASADO en su “Manual de estudios de usuarios” da otra tipología de usuarios:

1)      El investigador y docente que necista o requiere una información exhaustiva y poco elaborada en el campo de sus investigaciones (monografías, actas, tesis...).

2)      Usuarios de la industria: grupo más heterogéneo y complejo de estudiar. Necesita una información específica y elaborada a problemas concretos. La fuente más usada son las publicaciones periódicas.

3)      Políticos, planificadores y administradores. Para ellos se han hecho escasos estudios debido a que requieren información muy variada. Solicitan periódicos, informes sobre un asunto concreto, semanarios...

4)      Hombre de la calle: muy complejo. Requiere información muy variada dependiendo de la actividad a la que se dedique o el interés general sobre temas de actualidad (información divulgativa).

Como conclusión tenemos que decir que los resultados y conclusiones que se obtienen de estos estudios de usuarios tienen las aplicaciones siguientes: 1) conocer los hábitos y necesidades de información de los usuarios así como detectar los cambios que se vayan produciendo. 2) evaludar los recursos de los centros de información, 3) determinar el personal necesario para los centros, 4) medir la eficiencia de los centros, 5) adecuar su espacio y 6) facilitar la realización de cursos de formación de usuarios.

TEMA XXV: DISEÑO DE LAS OPERACIONES DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL

25.1. Adquisicón y selección de documentos

La selección será superficial y a posteriori (fotocopias). El archivo lo recoge y almacena todo. Según YEPES existen tres fuentes para las que hay que acudir para seleccionar el fondo documental: personales, bibliográficas e institucionales.

25.3. Organización de los depósitos documentales

Cada teca responde a un tipo de documento y se organizan en consecuencia.

Los archivos tienen que estar organizados por el principio de procedencia. El archivo tiene que ser un reflejo de la organización (antes se organizaban por materias). Así están organizados hoy todos los archivos con documentos de gestión. Este principio destruye la organización por materias e implanta los archivos por número currens. Esto implica que cuando al archivo central llega la información transferida desde los archivos de oficina de esta institución, en este archivo central se llevan a cabo dos tareas: clasificación (por principio de procedencia( y la de ordenación de los documentos (ubicación física).

Clasificar un archivo es establecer agrupaciones documentales que nos den información del origen y génesis de los documentos. Clasificar en el ámbito de los archivos significa reflejar el organigrama de esa institución.

* Organización dentro del depósito de una teca: los documentos se van signaturando siguiendo un número correlativo en función de la signatura anterior. Dentro de cada una de las cajas se organizan los legajos (carpetillas, expedientes con la signatura de la caja y el número de orden dentro de la caja).

Por ejemplo, una fonoteca está organizada por un cuadro de clasificación por materias. Se impone el contenido del documento una vez identificadas las materias (cultura, política...) y las fotos dentro de cada sección irán signaturadas por número CURRENS.

En el caso de los mapas, estos llegan al archivo por dos vías: 1) Junto a un expediente (como las obras de en un polideportivo, por ejemplo). Lo que normalmente se hace es retirar los planos del expediente y conservarlos en planeros aparte (en su teca) y se hace una referencia del expediente al que pertenecen. 2) Cuando hay donaciones ( Ej, el Instituto de Meteorología) que requieren, por su tamaño y características, un tratamiento espefcial con una signatura en su teca.

TEMA XXVI: DISEÑO DE LAS OPERACIONES DE DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL

La función primordial de todo centro de documentación es la de difusión de la información tratada previamente, es decir, informar. Difunde la información de dos modos:

1)      A la carta: previa demanda de los usuaarios en forma de búsquedas bibliofráficas o informativas acerca de un tema en concreto.

2)      De modo espontáneo: se da partiendo de la base de que la información es útil a la generalidad de los usuarios potenciales o reales del centro.

La mayoría de los autores consideran que la difusión puede darse por diferentes formas:

A.    Difusión general o distribución global de la información por medio de revistas, boletines de sumarios...

B.     Difusión bibliográfica o difusión de referencias bibliográficas por medio de boletines de resúmenes bibliográficos...

C.     Difusión selectiva de la información o distribución parcial sobre temas que interesan a grupos de usuarios.

D.    Difusión retrospectiva: distribución de referencias bibliográficas o analíticas aparecidas con anterioridad a la fecha de petición del usuario.

Otros autores distinguen entre la difusión pasiva y la difusión activa. La pasiva se da cuando el usuario se dirige al centro de documentación para que el documentalista le resuelva su problema. Al conrario, cuando el centro de documentación se adelanta a la necesidad del usuario ofreciendo los productos documentales que considera que le serán útiles, se produce la difusión activa.

TEMA XXVII: EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL CENTRO DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

La última tarea que compete al documentalista es la de evaluar el centro de documentación. Evaluar una unidad informativa equivale a: 1) Evaluar cada uno de sus componentes. 2) Medir sus resultados y 3) Comparar los costos-presupuestos.

Para evaluar tendremos que comprobar cómo cada uno de los componentes del sistema cumple su rol a satisfacción de los usuarios. En cuanto a los tipos de evaluación, hay que señalar los que se realizan mediante la aplicación de técnicas directas o indirectas.

* Técnicas directas o de carácter cuantitativo:

A partir de los datos del centro de documentación sobre las necesidades que manifiestan los usuarios así como de los documentos que demandan y el uso que hacen de ellos. Este tipo de evaluación puede desempeñar un papel vital en las decisiones sobre el diseño y planificación de nuevos centros de documentación, así como en la adaptación de los ecistentes de acuerdo a las nuevas necesidades o los cambios que se van produciendo o el uso de la información dada por los usuarios.

Algunas de las m,edidas de evaluación directa más utilizadas en los centros de documentación son:

1)      Análisis del uso de los documentos, es decir, conocer cómo se usan los documentos que componen el fondo de ese centro. Es una medida importante con el fin de realizar una distribución racional de los recursos con los que se cuenta. Este análisis se puede realizar a través de varios tipos de mediciones: analizando los préstamos realizados, el nivel de préstamos; la utilización de los documentos utilizados en sala; análisis de la petición de fotocopias de documentos y contractar el préstamos interbibliotecario, medida que nos permite conocer la capacidad que tiene el centro de documentación para conseguir de otras organizaciones los documentos que no tienen y también para ver los puntos débiles de la colección.

2)      Analizar la antigüedad de los documentos. Determinar la antigüedad de los documentos que están siendo usados es una medida iomprescindible para cualquier centro de documentación puesto que permite conocer el grado de obsolescencia de la colección.

3)      Pertinencia  de los fondos. El objetivo de este punto es determinar la capacidad del fondo del centro para atender las necesidades de información de sus usuarios. En este sentido se pueden realizar dos tipos de mediciones: A) Conocer el índice de interés temático: mide la capacidad del fondo para atender la demanda de documentos sobre temas específicos. Y B) Conocer el índice de aceptación de autores: conocer los documentos de autores concretos que solicitan los usuarios.

* Evaluación indirecta o de carácter cualitativo:

Pretende determinar los criterios que sería necesario aplicar para conocer la calidad de la información que están utilizando los usuarios con el fin de resolver sus necesidades. Este tipo de evaluación posee un componente subjetivo importante y por lo tanto requiere utilizar aquellos criterios que sean más adecuados al tipo de documentos o factores que estamos evaluando así como al tipo de usuarios que los están utlizando, con el fin de realizar un análisis que no sea excesivamente parcial. Los criterios más utilizados son los siguientes:

1)      Índice de inmediatez. Este índice nos informa sobre la cantidad de tiempo transcurrido desde que se publica un documento y su utilización por otros autores en otros trabajos. En este caso, lo que determina es la rapidez con la que es citado un determinado trabajo.

2)      Valor del documento. Este valor se mide por el número de veces que un determinado documento ha sido citado o demandado.

3)      Impacto de las publicaciones periódicas. A partir de este criterio se puede determinar la calidad de las publicaciones periódicas que están siendo utilizadas así como la conveniencia de suscribirse a  aquellas que presenten un gran interés para el usuario o, al contrario, cancelar otras que son escasamente demandadas.

4)      Conocer las referencias bibliográficas de las publicaciones. La lista de publicaciones científicas que aparecen referenciadas en determinados trabajos de ua investigación ha sido y es un criterio utilizado para evaluar el tipo de documentos que están utilizando los usuarios, así como para decidir la política de adquisiciones más adecuada en el centro.

Algunos autores consideran que evaluar un centro de documentación es medir sus resultados a través de la pertinencia, exhaustividad, rapidez, y economía y, a su vez, también analizar las lagunas del centro para tratar de mejorar los resultados examinando la coherencia de la indización, los errores de transcripción y las preguntas sin respuesta.